Maanrakennustöiden laadukas dokumentointi varmistaa, ettei palveluntarjoajan ja asiakkaan välille jää epäselvyyksiä
Tuus Kaivuun työtehtäviin kuuluvat lähes kaikki maanrakennukseen ja uudisrakentamiseen liittyen puunkaadosta pihatöihin. Työpäivät voivat koostua esimerkiksi viemäritöistä, teiden rakentamisesta, rakennusten purkamisesta sekä maa-aineiden ja jätteiden seulomisesta.
Alalla lähes kolmekymmentä vuotta toimineen yrityksen, Tuus Kaivuu Oy:n, toimitusjohtaja Sami Haapasalo on käyttänyt yrityksensä toiminnassa Kotoprota päivittäisessä käytössä lähes kymmenen vuotta. Uransa aikana Haapasalo on kohdannut monenlaista. Alkusysäys dokumentointiin lähti siitä, että alalla vallitse usein epäluottamus asiakkaan ja toimittajan välillä.
”Haluan varmistaa, että asiakkaalla ja tilaajalla on selkeä käsitys siitä, mitä on tehty ja mihin hintaan, ilman väärinymmärryksiä ja salaisuuksia. Luottamus on helppo menettää, joten haluan varmistaa, ettei välillämme ole epämääräisyyksiä. Otamme kaiken ylös; milloin työntekijä on saapunut, milloin lähtenyt ja mitä työmaalla on tehty.”
Luottamuksen menettämisestä seuraa haasteita
Asiakkaat eivät lähtökohtaisesti tiedä, mitä työmaalla tapahtuu. Esimerkiksi kiviaineksen määrää kummastellaan ja kauhistellaan usein, kun maksun aika koittaa. Kun jokaisesta kuormasta/kuormakirjasta otetaan valokuva, ei materiaalien määrästä ja tekemisestä jää kyseenalaistettavaa. Kuvien avulla voidaan varmistaa, ettei asiakkaalle pääse syntymään epäilyksiä tai epävarmuuden tunnetta.
”Kun kaikki on dokumentoitu, ei meidän tarvitse antaa turhia hyvityksiä esimerkiksi siitä, kuinka monta kertaa vaikkapa lumityöt on talven aikana tehty. Ei ole myöskään tavatonta, että vuosien takaisista tekemisistä tehdään reklamaatioita. Kun kohteesta on kuvia ja dokumentteja, voidaan näyttää ja varmistaa kuva kuvalta, että olemme hoitaneet työmme asianmukaisesti. Ilman dokumentteja sitä olisi mahdotonta todistaa,” Haapasalo jatkaa.
Maanrakennustöiden laadukas dokumentointi varmistaa, että tehdystä työstä saadaan korvaus
Luottamuksen rakentamisen ja säilyttämisen lisäksi esimerkiksi laskuja tehdessä Kotopron avulla saa tarkastettua kaiken käymättä työmaalla. Työmaan kansioista näkee sekä käytetyt tunnit että käytetyt materiaalit. Näin voidaan välttyä esimerkiksi merkittäviltä luottotappioilta.
”Dokumentointi on aidosti varmistanut mielenrauhani. Jos epäluottamuslause esitetään, on meillä kättä pidempää, johon turvautua ja joka voidaan käydä läpi asiakkaan kanssa. Ihmismuisti on rajallinen, ja omaakin tekemistä saattaa epäillä, jos asiakas jostain huomauttaa. Ilman Kotopron dokumentointijärjestelmää joutuisimme asiakkaan huomautuksista antamaan turhia hyvityksiä. Enää kenenkään ei tarvitse miettiä, onko työ oikeasti laadukkaasti tehty, ja saamme korvauksen juuri siitä työstä, jonka olemme tehneet. Samalla voimme nostaa omaa ammatti-identiteettiämme – kuvat havainnollistavat tekemisemme laajuuden ja laadun. Myös asiakkaat hyötyvät, sillä he saavat selkeät tiedot siitä, mitä työmaalla on tehty. Dokumentoinnin merkitystä alallamme on vaikea korostaa tarpeeksi,” sanoo Haapasalo.
Lataa Kotopro ja kokeile sen hyödyntämistä maanrakennuskäytössä 7 päivän ajan maksutta tästä!
Kotopro maanrakennusalalla, tutustu tästä.
