"Urakoinnissa on hyvin tärkeää, ettei toimisto muodostu liian raskaaksi. Tarkoitus on kuitenkin palvella työmaita ja sitä tekemistä, joka loppupeleissä tuo yritykselle leivän."
Talotekniikka Honka Oy on vuonna 1990 perustettu perheyritys, joka palvelee pääsääntöisesti Turun alueella niin yksityisasiakkaita, yrityksiä kuin taloyhtiöitäkin. Yritys toteuttaa talotekniikkaurakoita rakennusliikkeille ja sillä on myös muutama huoltoauto yksityisasiakkaiden palvelemiseen. Yhä enemmän asiakaskunta koostuu kuitenkin linjasaneerauksia toteuttavista taloyhtiöistä.
– Tällä hetkellä taloyhtiöt ovat linjasaneeraushankkeisiin liittyen merkittävä yhteistyötaho. LVIS-puolella teemme paljon alihankintaa suurille rakennusliikkeille ja yksityisasiakkaiden huoltopyyntöjä toteutetaan resurssien mukaan, isänsä jalanjäljissä vuonna 2014 perheyritykseen mukaan tullut Juuso Honka kertoo.
Yrityksen alun perin lvi-asennuksista käynnistynyttä toimintaa on viime vuosina kasvatettu aktiivisesti ja laajennettu uusilla toiminnoilla. Vuonna 2017 ryhdyttiin tarjoamaan linjasaneerauksia ja uuden aluevaltauksen toteuttamiseksi yritykseen hankittiin roppakaupalla osaamista, kun kymmenen vuoden kokemuksen alalta kerryttänyt Veijo Forsman liittyi mukaan toimintaan.
Sujuvaa projektinhallintaa
Toiminnan laajentuessa yrityksessä tuli ajankohtaiseksi myös ohjelmistojen päivittäminen paremmin muuttunutta toimintaa palvelevaksi. Markkinoilta löytyviä ratkaisuja oli seurattu aktiivisesti jo vuosia ja Talotekniikka Hongan valinnaksi muodostui monipuoliset ratkaisut tarjoava Admicom Ultima (ent. Adminet).
– Olemme koko ajan olleet kartalla siitä, millaisia ohjelmistoja on tarjolla. Ultiman vahvuus on kattava palvelutarjonta, koska haluamme päästä mahdollisimman pienellä määrällä ohjelmistoja. Oli myös tärkeää, että Ultima pystyy tarjoamaan meille ratkaisut jatkossakin. Olemme vasta päässeet vauhtiin kasvun tiellä, emmekä halua joutua tilanteeseen, jossa edessä olisi jälleen uusi ohjelmistohankinta, Honka toteaa ja lisää, että ratkaisuja kaivattiin erityisesti projektinhallintaan:
– Suurin haaste oli projektien ja lisätöiden hallinta sekä kustannusten seuranta. Kun rakentaminen tuli mukaan, tarvittiin paremmat työkalut myös rakennusprojektien litterointiin ja hallintaan.
Talotekniikka Hongalla Ultima otettiin käyttöön syksyllä 2018 ja se on tarjonnut yritykselle kattavat projektinhallinnan työkalut, joiden avulla niiden toteuttaminen on nyt sujuvaa alusta loppuun asti.
– Itse projektin perustaminen on hyvin simppeliä, kun uuden projektin tiedot ja budjetti voidaan tuoda suoraan tarjouslaskelmalta. Kun käyttää alussa hetken aikaa tietojen tarkistamiseen, sen jälkeen koko projektin läpivieminen on helppoa, kun maksuerätaulukot, laskutus, työtunnit ja seuranta ovat hallussa koko projektin ajan, Honka kuvailee.
Sujuvuutta projektinhallintaan tuo myös automatisoitu ilmoitusvelvollisuusraportointi, jonka ansiosta tietoja ei tarvitse itse koostaa ja lähettää.
– Emme tarvitse erillisiä ratkaisuja tilaajavastuuseurantaa tai verottajan ilmoituksia varten, kun Ultima kerää ja lähettää verottajailmoitukset työntekijöiden leimausten perusteella. Muistan vielä ajat, kun tiedot syötettiin käsin verottajan sivuilla, joten kyllähän automatiikka helpottaa kummasti, Forsman toteaa.
Forsmanin mukaan myös projektinseuranta on saatu uudelle tasolle:
– On tärkeä tietää mihin eurot menevät, koska muuten työmaan kulut nousevat ihan varmasti. Ultiman projektille litteroitujen summien toteutumista on helppo seurata projektin aikana, kun näkee koko ajan mihin rahaa on mennyt ja mitä on jäljellä. Kulut menevät aika tarkan seulan läpi, kun ne litteroidaan oikeille tilauksille heti laskujen tarkastuksesta lähtien, joten työmaille ei ohjaudu vääränlaisia kuluja. Tarvittaessa myös mahdollisiin epäkohtiin on helppo pureutua sekä hyödyntää seurantatietoja tulevissa laskennoissa.
Ketterämpää johtamista
Ultiman myötä yrityksen toimintojen seurantaan on tullut uudenlaista tarkkuutta, kun myös toiminnan kannalta tärkeiden yksityiskohtien seuraaminen on sujuvampaa.
– Ihan jo ostolaskutasolla yksittäisten tuotteiden hintaseuranta on aktiivisempaa, kun niitä on helppo vertailla. Vaikka meillä on ostopuolella vahvat yhteistyökumppanit, haluamme pysyä kartalla siitä, ettemme maksa ylihintaa. Sellaiseen seurantaan Ultima on erittäin hyvä. Itse seuraan paljon myös kulujen ja tuloksen muodostumista projektikohtaisesti sekä teen vertailua esim. työnjohtajittain, Honka kertoo.
Ajantasainen tieto on tuonut lisää mielenkiintoa seurantaan ja parantanut ymmärrystä yrityksen taloudesta.
– Itsellenikin on tullut lisää mielenkiintoa tutkia asioita, kun seuranta on muutakin kuin tilinpäätöksen hämmästelyä kerran vuodessa. Talouspuolen käsitys on Ultimalla parantunut paljon, kun tieto on saatavilla vaivattomasti, Honka toteaa.
Hongan mukaan parantuneella seurannalla on iso merkitys yrityksen johtamiseen:
– Tärkein uudistus yrityksen johtamisen kannalta on ollut helppo tiedon saaminen ja mahdollisuus porautua kulurakenteisiin vaivattomasti. Meillä johtoryhmä kokoontuu kvartaaleittain tarkastelemaan yrityksen tilannetta ja Ultimasta saamme päätösten tueksi paljon tietoa yrityksen tilanteesta. Sen tiedon avulla pystymme helpommin löytämään kehityskohteet ja arvioimaan resurssien riittävyyttä niiden toteuttamiseen. Kun toiminnan arviointi on jatkuvaa, myös yrityksen johtaminen on paljon ketterämpää.
Toimisto pysyy vauhdissa mukana
Ohjelmiston vaihto on helpottanut myös hallinnollista työtä, kun lukuisat automatisoidut toiminnot sujuvoittavat erityisesti palkanlaskennan ja laskutuksen prosesseja.
–Pystyimme päivittämään palkanlaskennan tähän päivään, kun saimme tuntikorttien syötön mobiiliin. Koko prosessin hallinta on sujuvaa alusta loppuun asti, kun työntekijät syöttävät itse tuntinsa järjestelmään ja palkanlaskenta on automaattista. Koko asia ei juuri työllistä meitä ja sujuu niin virheettömästi, ettei palkkalaskelmia tarvitse jälkikäteen korjailla, Forsman toteaa.
– Myös rakennusalan lomat ja pekkaset toimivat nyt niin kuin pitääkin. Aiemmin niiden tarkastaminen, oikominen ja uudelleenlaskeminen työllistivät meitä paljon, mutta nyt sellaista ei enää tarvitse tehdä. Palkanlaskenta on yksi asia, joka hoituu nyt paljon kustannustehokkaammin, Honka lisää.
Toimiston työ on helpottunut paljon myös laskutuksen ja ostolaskujen käsittelyn osalta.
– Laskujen tarkastukset, maksamiset ja muu päivittäistoiminta on nyt hyvin simppeli hoitaa. Samoin laskutettaessa voi lähettää esimerkiksi maksuerän lisätöihin liittyvän työvaihetodistuksen valvojalle hyväksyttäväksi ja kuittauksen jälkeen vaatii pari kolme napautusta, niin lasku on lähtenyt, Forsman toteaa.
– Tämäkin lähtee heti projektinhallinnasta: kun tunnit ja tarvikkeet kohdistuvat oikein, ei laskuttamiseen juuri mene aikaa. Moni tuskailee laskuttamisen kanssa ja pitää sitä hyvin raskaana asiana, mutta meillä se on nyt sujuvaa koko prosessin osalta, Honka jatkaa.
Hallinnollisen kuorman pitäminen kevyenä on Hongan mukaan avainasemassa urakointiliiketoiminnassa:
– Ehkä kiteyttäisin asian siten, että vaikka työntekijöiden ja projektien määrä on lisääntynyt, Ultiman ansiosta toimisto on pysynyt kasvun vauhdissa mukana, emmekä ole tarvinneet lisää henkilötyövoimaa toimiston päähän. Urakoinnissa on hyvin tärkeää, ettei toimisto muodostu liian raskaaksi. Tarkoitus on kuitenkin palvella työmaita ja sitä tekemistä, joka loppupeleissä tuo yritykselle leivän.
(KUVA: Peter Sebastian Photography)