"Omalta osaltani paperihommat ovat jääneet pois eikä hukkaan menneitä lappusia tarvitse enää metsästää, kun kaikki ostolaskut saapuvat sähköisesti ja työntekijät täyttävät tuntinsa Ultimaan."
Helsinkiläinen kosteusvahinkojen purkuun, kuivatukseen ja jälleenrakentamiseen erikoistunut Kovako Vahinkosaneeraus Oy on vajaan kymmenen toimintavuotensa aikana kasvanut parin miehen yrityksestä kaiken kaikkiaan kaksikymmentä henkilöä työllistäväksi kosteusvahinkojen korjaamisen erikoisosaajaksi. Kovakon yhteistyökumppani Kelosähkö kertoi Admicom Ultimasta (ent. Adminet) ja asia jäi hautumaan.
Automatisoitu Ultima syrjäytti ”helmitaulun ja ruutupaperin”
Aiemmin tietotekniikan hyödyntäminen ei näytellyt isoa roolia Kovako Vahinkosaneeraus Oy:n toiminnassa. Siitä huolimatta Ultima saatiin sujuvasti käyttöön ja asetetut tavoitteet saavutettiin jo ensimmäisen käyttökuukauden aikana:
”Olimme aiemmin hoitaneet asiat tyylillä helmitaulu ja ruutupaperi, joten oli pakko alkaa miettiä, kuinka saada homma järkeviin uomiin. Olen sen koulukunnan kundeja, että käytän tietokonetta vain koska on pakko. Tietokoneen käsittelytaidot rajoittuvat lähinnä sähköpostin käyttöön. Tuo maailma oli minulle täysin tuntematon, mutta hyvin homma on saatu toimimaan. Ultima on looginen, selkeä ja helppo, joten sen oppii, vaikkei tietoteknistä osaamista ole”, työnjohtaja Matti Mentu kertoo.
Ultima poisti ilta- ja viikonlopputyöt
Kun Ultima otettiin Kovakolla käyttöön, tavoitteena oli erityisesti päästä eroon ilta- ja viikonlopputöistä sekä toteuttaa urakkatietojen ilmoitusvelvollisuuden raportointi ilman isoa lisätyötä:
”Tätä helpommaksihan raportointia ei oikeastaan voi enää tehdä. On järjettömän hyvä homma, että kaikki kuukausi-ilmoitukset lähtevät automaattisesti. Nyt ilta- ja viikonlopputyötkin ovat kaikki menneen talven lumia. Esimerkiksi viime viikonloppu tuntui jotenkin hirveän pitkältä, kun en tehnyt mitään työtä. Toki voin tehdä laskuja ja fiilistellä sillä asialla, mutta totuus on, että voin yhtä hyvin tehdä ne vaikka maanantaiaamuna ja silti olla yhdeksältä työmaalla. Ultimalla pystymme tekemään kaiken normaalityöpäivän aikana”, Mentu toteaa reilun kuukauden käyttökokemuksella.
”Paperihommat jäivät pois”
Ultiman käyttöönotto on tuonut muutoksia myös kentälle, kun työmaahallintaan liittyvät asiat hoidetaan sähköisessä muodossa:
”Omalta osaltani paperihommat ovat jääneet pois eikä hukkaan menneitä lappusia tarvitse enää metsästää, kun kaikki ostolaskut saapuvat sähköisesti ja työntekijät täyttävät tuntinsa Ultimaan. Lisäksi töiden laskutus toimistolla on helppoa, kun tarvikkeet kohdistuvat sähköiseltä lähetteeltä suoraan työmaalle sen sijaan, että niitä pitäisi eritellä koontilaskulta”, työnjohtaja Jori Hiltunen kertoo.