"Linjasaneeraukset ovat hyvin pitkälti saman tyylisiä, niin niitä voi osittain kopioida suoraan toiselta kohteelta. Se säästää aikaa, kun ei tarvitse samaa työtä tehdä joka kerralla."
Vuonna 2018 perustettu Lahden Rakennusurakointi tekee rakennusalan töitä pienistä asennuksista isoihin saneerauksiin ja rakennusurakoihin. Yrityksen toiminta on keskittynyt Uudenmaan alueelle sekä Päijät-Hämeeseen ja heillä työskentelee tällä hetkellä noin 16 henkilöä.
– Julkinen sektori on se, missä me eniten toimimme. Meillä on asiakkaina muun muassa M2-Kodit, Stora Enso ja muita sopimuskumppaneita. Muutamia keikkoja tulee myös tarjouskilpailuiden kautta, kertoo toimitusjohtaja Mika Arbelius.
Lahden Rakennusurakoinnin toiminta on kasvanut tasaisesti ja Arbelius kertoo, että tarkoitus on edetä jatkossa samaan tahtiin. Mahdollisesti toiminnan laajentaminen uudisrakentamiseen kiinnostaa tulevaisuudessa, mutta nykyinen epävarmuus hintojen ailahtelun keskellä ei houkuta vielä lähtemään uudelle kentälle.
– Liikevaihtohan meillä on kasvanut siitä ensimmäisen vuoden puolesta miljoonasta 2,5 miljoonaan. Nyt (2022) se tulee olemaan jossain 3,3 miljoonassa tänä vuonna.
Korjausrakentamisen saralla Arbelius kokee, että töitä on jatkossakin riittävästi maailmantilanteesta ja kilpailun kiristymisestä huolimatta.
– En nyt näkisi, että tämä ala nyt ihan mahdottomasti on muuttunut. Onneksi korjausrakentamisessa riittää työtä ja tälläkin hetkellä on tarjouspyyntöjä ihan kohtalaisen hyvin odottamassa.
Ohjelmistot kuntoon jo alkutaipaleella
Ennen yrittäjäksi lähtemistä Arbelius toimi työnjohtajana isomman konsernin alihankinnassa. Työ sisälsi paljon manuaalista toimistotyötä ja vanhanaikainen tapa vei paljon aikaa. Tiedossa oli, että tätäkin työtä voisi tehdä helpommin nykytekniikalla, joten työ oli uuvuttavaa.
– Toiminta oli aika pientä ja tehtiin perinteisen tilitoimiston kanssa paperikansiosysteemillä. Esimerkiksi myynti- ja ostolaskut tuli paperisena . Sehän oli aikamoinen show yhdelle miehelle pyöritettäväksi. Päivät tein työmailla töitä, illat pyörittelin laskuja ja siihen päälle vielä kiikutin niitä tilitoimistoon . Kyllä siinä totesin , ettei tämä ole enää nykyaikaa.
Yrittäjäksi lähtiessä Arbeliuksella olikin tavoitteena saada oman yrityksen toiminta pyörimään täysin nykyaikaisesti. Kokemus paperitöiden hoitamisesta työpäivien jälkeen ei tuntunut sopivalta toimintatavalta nykyaikaiseen yritystoimintaan.
– Se oli alun perinkin ajatuksena, että en hirveän kauan sitä paperisotaa käy läpi, kun nyt eletään kuitenkin jo 2000-lukua. Tekniikka ja laitteistot on olemassa, niin pystyy sen saman asian hoitamaan paljon fiksumminkin. Aikaa säästyy, rahaa säästyy ja tietysti sitä vapaa-aikaakin tulee lisää.
Rakennusalalle tehty Admicom Ultima-ohjelmisto (ent. Adminet) oli hänelle tuttu toisen paikallisen yrittäjän kautta, mistä asia sitten lähti etenemään. Jutellessaan Admicomin asiantuntijan kanssa hänet vakuutti ohjelmiston monipuolisuus ja kuinka se tukee rakennusalan yrityksen arkea.
– Muut ohjelmistot tuntuivat käyvän lähinnä myyntiin ja laskutukseen. Ultima on meillä ollut enemmän sellainen tuotannonhallintajärjestelmä, eli tällä me pystytään ohjaamaan ja hallitsemaan koko yrityksen toimintaa.
Admicom Ultima säästi heti rahaa ja aikaa
Admicom Ultima tuli yritykselle käyttöön vuoden 2019 alussa. Ohjelmiston käyttöönoton jälkeen Arbeliuksen paperityöhön kuluva aika väheni täysin. Sopimusasiakkaiden kanssa myös ohjelmistossa käytettävissä olevat hinnastot tulivat tehokkaaseen käyttöön.
– Iso muutos on ollut ajankäyttö. Vapaa-aika lisääntyi, kun ei tarvinnut hakata niitä laskuja käsin. Meillä on sopimusasiakkaita, joille on valmiit hinnastot olemassa ja jopa urakkahinnoittelut. Hinnastot pystyy laittamaan koneelle valmiiksi, niin ei tarvitse joka kerta kirjata uusiksi niitä. Ne on helppo päivittääkin, jos tulee jotakin korotuksia vuositasolla.
Kun yhdestä ohjelmistosta löytyy kaikki omaan arkeen sopivat ominaisuudet, riittää kun tarvittavat tiedot kirjataan ohjelmistoon kerran ja automatiikka yhdistää ne niille kuuluviin paikkoihin. Ohjelmistojen välillä ei tarvitse siirtää tiedostoja.
– Asioiden hoitaminen helpottuu, kun on yksi ainoa järjestelmä käytössä millä hallitsee kaikkea, Arbelius toteaakin.
Ohjelmiston hankinta voi kuukausimaksusta huolimatta säästää rahaa muihin vaihtoehtoihin nähden. Hankintaa pohtiessa kannattaakin miettiä kaikki kulut läpi ja ottaa myös huomioon oman työajan hinta. Arbeliuksella oli selkeä näkemys siitä, milloin vaihto oli viimeistään tehtävä.
– Hintahan kaiken ratkaisi käytännössä. Ensimmäisen vuoden jälkeen rupesi nousemaan liikevaihto, eli kun tuli vähänkin isompi työmaa, niin tilitoimiston hinnoittelu muuttui kalliiksi. Se olisi varmaan moninkertainen tänä päivänä verrattuna Admicomin järjestelmään.
Monia hyötyjä arkeen
Arjessa eniten on Arbeliuksen mukaan näkynyt helppous, niin koko ohjelmiston käytössä, kuin yrityksen toimintojen hallinnassa. Lisäksi hyötyihin nähden hän on kokenut saavansa sijoittamalleen rahalle hyvin vastinetta.
– Tämä on ihan ehdottomasti selkeä ja helppokäyttöinen. Ja tietysti se on edullinen, kun vertaa manuaaliseen toimintaan. En tiedä onko turhempaa kuin se paperin liikuttaminen edestakaisin, ja sehän siinä hauskinta olikin, että se oli suhteessa vielä kalliimpaa.
Yrittäjän arkea on helpottanut myös Ultiman kulunvalvonta, kun työntekijät itse kirjaavat ja tarkastavat omat tuntinsa järjestelmään. Työntekijät ovat merkanneet tuntinsa tavalla, joka on ollut heille sopivin. Tuntimerkinnät on mahdollista kirjata helposti Ultiman mobiililla paikasta ja ajasta riippumatta.
– Tietysti me varmistetaan, jos kirjauksista puuttuu jotain – esimerkiksi, jos joku ei ole merkannut lomaa tai poissaoloa. Ne on helppo nopeasti korjata sinne, mikä ollaan kyllä koettu hyväksi ja toimivaksi.
Kun työtunnit on kerran kirjattu, siirtyvät ne automaattisesti tarkastuksen jälkeen oikealle työkohteelle ja sitä kautta laskutukseen. Arbelius toteaakin vielä lisäksi, että laskutus on nopeutunut, kun tunnit saa laskulle saman päivän aikana.
– Jos vaikka on joku työkeikka Kouvolassa, niin laitetaan tunnit heti oikealle laskutyölle ja saadaan asiakkaallekin nopeasti laskut. Se on ihan hyvä systeemi.
Automatiikka tukee seurantaa
Seuranta on ollut Arbeliuksen mielestä data-analysaattorin avulla nopeaa ja tieto on kirjauksia vaille reaaliaikaista. Hän on tykännyt siitä, että työmaakohteesta näkee nopeasti, kuinka työ on mennyt ja pysytäänkö budjetissa.
– Hyvin pienellä viiveellä pystytään seuraamaan. Jos katsotaan joku työmaakohde analysaattorista ja halutaan nähdä, että miten siellä menee niin sehän näyttää melko tarkkaan. Nyt esimerkiksi ihan uusimpaan kohteeseen ei ole vielä laskuja tullut tai myyntiä kirjattu, mutta muuten täysin reaaliajassa pystytään seuraamaan etenemistä.
Data-analysaattorista on ollut hyötyä myös pankkiasioiden hoidossa. Paikkansapitävät tiedostot saa Ultimasta ulos vaivattomasti ja ilman välikäsiä.
– Ja pankkikin tykkää kovasti, kun haluaa esimerkiksi ajankohtaisen tuloslaskelman nopeasti, jos sitä tarvitaan vaikka vakuusasioissa. Kun pankista kysyvät, että laitatko sen tuoreimman tuloslaskelman niin pystyn 5 minuutissa tekemään sen heille. On kyllä kätevä järjestelmä, kun ei tarvitse pyytää erikseen sitä mistään tilitoimistosta, vaan otetaan vain PDF-tiedosto ulos Ultimasta.
Työnjohdon kanssa on tullut tavaksi pitää viikoittaisia palavereja, joissa seurataan ajankohtaista myyntiä ja budjettitilannetta data-analysaattorin avulla. Budjetit lyödään lukkoon kerran vuodessa ja kvartaaleittain niitä otetaan tarkempaan seurantaan.
– Pystytään hyvinkin tarkkaan katsomaan ollaanko paljon jäljessä vai edellä. Sen mukaan voidaan korjata budjettia, Arbelius kertoo.
Lisäksi viranomaisilmoitukset on yrityksellä alusta asti lähteneet Ultimasta suoraan verottajalle. Työntekijän leimatessa itsensä työmaalle, jää siitä järjestelmään tieto, joka siirtyy automaattisesti myös tarvittaviin viranomaisilmoituksiin.
– Halusin viranomaisilmoitusten olevan mahdollisimman helppoja ja että ne lähtisivät verottajalle automaattisesti. Nyt meillä onkin sähköinen kulunseuranta ohjelmoituna rakennustyömaalta Ultimaan. Siellä työmaalla olevista laitteista kirjautuu tieto työntekijän kulusta automaattisesti. Se on helppoa, kun työntekijät vain leimaavat itsensä työmaalle, niin tiedot siirtyvät ilmoituksille.
Laskentaohjelmisto täydentää
Ultiman lisäksi heillä on ollut käytössä saman konsernin Admicom Estima (ent. Tocoman Laskenta) nyt reilun vuoden ajan.
– Nyt kun on vielä laskentaohjelma, niin meillä on nyt käytännössä kaikki mitä me tarvitaan. Laskemme noin toista sataa tarjousta vuodessa sen avulla, sanoo Arbelius.
Suurin apu Estiman käytöstä on ollut samankaltaisten kohteiden hyödyntäminen uusien tarjousten laskennassa.
– Se on äärettömän hyvä ja helppo. Ohjelmistossa on helppo kopioida vastaava kohde ja tarkastaa vain hinnat ajantasaiseksi. Esimerkiksi linjasaneeraukset ovat hyvin pitkälti saman tyylisiä, niin niitä voi osittain kopioida suoraan toiselta kohteelta. Se säästää aikaa, kun ei tarvitse samaa työtä tehdä joka kerralla.
Laskennan tarkkuus on auttanut voittamaan myös tarjouskilpailuja.
– Toistaiseksi näissä lasketuissa kohteissa ollaan viety hyvin pienillä marginaaleilla kilpailijaa ja pärjätty työmaissakin. Kyllä nämä ohjelmistot maksavat itsensä moninkertaisesti takaisin.