”Aikaisemmin yrityksessä dokumentoitiin kynällä ja papereilla. Lomakepohjia oli erilaisia. Piirustukset, suunnitelmat ja muut tärkeät paperit olivat mapeissa tai työmaakopin pöydällä, yleensä aina väärässä paikassa. Kuvat olivat puhelimien muistissa, ja milloin missäkin”, muistelee LVI-Trio Oy:n projektipäällikkö entisiä aikoja. ”Tähän tuhraantui aikaa ja virheiden vaara oli aina olemassa”, hän lisää. Nyt kaikille asianosaisille voidaan antaa pääsy tietoihin. He pysyvät ajan tasalla töiden etenemisestä. Läpinäkyvyys onkin selkeä kilpailuetu.
Kotopro kulkee kätevästi taskussa, kännykässä. Puhe tekstiksi -ominaisuus on ollut Jonne Tokolalla ahkerassa käytössä. Kännykkään on helppo sanella teksti. Myös kuvien otto on kätevää. Kuva menee samantien oikeaan paikkaan ja on heti kaikkien osapuolten nähtävillä. Enää ei tarvitse miettiä, kenen kännykässä minkäkin työvaiheen kuvat olivatkaan.
Lisä- ja muutostyötarjoukset kätevästi kännykällä
Nyt kaikki dokumentaatio tehdään Kotoprolla. ”Myös lisä- ja muutostöiden tarjoukset tehdään sovelluksella, usein työmaalla omalla kännykällä”, kertoo Tokola nykyistä työnkulkua. Saneerauskohteissa tulee usein yllätyksiä ja muutostöille on tarvetta. Esimerkiksi kylpyhuoneesta löytyy kosteutta, joka täytyy kuivata pois. Nyt kun muutostyötarjous tehdään digitaalisesti, voi tilaaja hyväksyä sen samantien, eikä työmaa viivästy sen takia. Työ ja sen hinta sovitaan aina ennen työn aloittamista.
LVI-Trio Oy on räätälöinyt itselleen sopivat lomakkeet, jotka on helppo täyttää kännykällä tai toimistolla läppärillä. Allekirjoituksetkin hoituu digitaalisesti vaikka kännykän näytöllä. ”Tämä auttaa minua hallitsemaan useita työmaita samanaikaisesti. Olen koko ajan perillä siitä, missä vaiheessa ollaan ja mitä haasteita työn varrella on tullut”, sanoo Jonne Tokola.
Aliurakoitsijoiden hallinta myös Kotoprolla
”Käymme urakoitsijapalaverin viikoittain. Siinä yhteensovitetaan työt ja raportti jaetaan Kotoprolla kaikille asianosaisille”, sanoo Jonne Tokola. Urakoitsijat myös dokumentoivat oman työosuutensa yhteiseen tietokantaan. Kun kaikki työvaiheet kuvataan, motivoi se aliurakoitsijat tekemään työt huolellisesti. Kotopro nostaa työn laatua joka työvaiheessa. Enää ei voi luottaa siihen, että joku työvaihe jää piiloon, eikä sen tekemisessä tarvitse olla niin tarkkana.
Koko projektista jää kattava, kuvallinen dokumentaatio
LVI-Trio Oy voi myöhemmin osoittaa, miten työ on tehty, eikä erimielisyyksiä synny. Dokumentaatiosta on myös hyötyä myöhemmin, kun täytyy korjata tai uusia joku paikka. Kuvallisesta dokumenteista näkyy, miten putket on vedetty ja missä kulkee sähköjohdot.
