Kasvavan liiketoiminnan myötä raportointiin kului liikaa aikaa – Entavision ratkaisi ongelman

Entavision
Entavision Oy on rakennusterveyden asiantuntijapalveluita tarjoava yritys, joka huolehtii kuntotutkimuksista ja -tarkastuksista sekä näihin liittyvistä mittauksista sekä valvonta- ja suunnittelutyöstä. Toiminnan laajenemisen myötä huomattiin, että raportointiin kului liikaa aikaa, ja sen vuoksi erilaisia ratkaisuja ryhdyttiin kartoittamaan. Lopulta käyttöön valikoitui Kotopron dokumentointijärjestelmä. Kotopro on ollut Entavisionin käytössä vuodesta 2018, ja yrityksen kaikki työntekijät käyttävät Kotoprota tehostamaan työn tarkastamista.

Kotopron käyttö aloitettiin pesuhuonevalvonnoista ja käyttöä laajennettiin monipuolisesti linjasaneerausvalvontaan. Kun käyttö oli tuttua, alettiin järjestelmää hyödyntää enenevissä määrin myös kuntotarkastuksiin ja -tutkimuksiin omakotitaloista kuntien käytössä oleviin kymmenien tuhansien neliöiden rakennuksiin. Kotopron järjestelmälle on siis yhden yrityksen sisällä lukuisia eri käyttökohteita.

Aluksi tarve raportoinnin kehittämiselle lähti pesuhuonevalvonnasta. Toimintamme laajentuessa ja työntekijöiden määrän kasvaessa toimintatapojen päivittäminen tehokkaammaksi oli välttämätöntä – Word-raportointi ei enää vastannut toimintamme tarpeisiin, ja raportointiin kului aivan liikaa aikaa ja vaivaa.” kertoo Entavisionin kuntotutkija Jaakko Salmela

Kun tehokkaampaa raportointitapaa lähdettiin etsimään, eri vaihtoehtoja ja ratkaisuja vertailtiin huolellisesti. Lopulta järjestelmäksi valikoitui Kotopro, sillä sen käyttöliittymä kohtasi Entavisionin tarpeiden kanssa ja käyttöönotto vaikutti tarpeeksi yksinkertaiselta. 

Kuntotutkimuksia tehdessä on oleellista saada kaikki kuvat tallennettua suoraan oikeaan paikkaan.

Muokattavuus on vahvuus, kun tekeminen on monipuolista

Alun perin Kotopro valittiin käyttöön juuri sen helppokäyttöisyyden vuoksi. Järjestelmää muokattiin käyttökokemusten myötä vastaamaan juuri Entavisionin työntekijöiden tarpeita. Muokkauksien myötä koko työyhteisö saatiin käyttämään Kotoprota.

”Yhteistyö synnyttää useimmiten parhaan lopputuloksen, ja onkin hienoa, että Kotopro aidosti kuuntelee asiakastaan. Toimintamme alkupuolella halusimme järjestelmästä mahdollisimman yksinkertaisen ja helpon. Tarkastus eteni rasti ruutuun -systeemillä ja alasvetovalikoita hyödyntämällä. Nyt kun Kotopro on otettu hyvin vastaan koko työyhteisössämme ja haluamme pohjasta monipuolisemman, Kotopron asiantuntijat muokkaavat dokumentointipohjaa toiveidemme pohjalta. Heillä on aidosti halu kehittää ratkaisua asiakkaan toiveiden mukaan” kiittelee Salmela. 

Raportointiaika puolittui käytön myötä

Kun Kotopron järjestelmää oli käytetty noin puoli vuotta, ja järjestelmä oli tuttu, näkyi tehokkaamman järjestelmän edut. Nyt jo valvontakäynnin aikana on mahdollista saada aikaan valmis raportti. 

”Meidän alallamme voisi sanoa, että jos palautetta ei tule, toimii asiat juuri niin kuin toivotaan, ja me olemme siinä tilanteessa nyt. Voin tyytyväisenä todeta, että raportointiin käyttämämme aika on puolittunut. Parhaillaan saamme raportit valmiiksi valvontakäynnin aikana – rasti ruutuun ja eteenpäin. Toimitamme raportit aina sovitusti ja ajallaan, ja se on todella tärkeää asiakkaillemme” Salmela summaa. 

Siirry tutkimaan ja kokeilemaan Kotopron dokumentointiominaisuuksia tästä

Kuinka tuotat kuvallisen raportin Kotoprolla

Tutustu Entavisioniin täällä

Kokeile Kotopron käyttöä 14 päivää ilmaiseksi

VesiTeknon sisäinen tiedonkulku tehostui Kotopron avulla

Energiansäästöön ja toimintavarmuuteen lämmitys- ja jäähdytysprosesseissa keskittyvä VesiTekno tehostaa työntekijöiden välistä viestintää Kotopron avulla. Kun kaikki työmaan tapahtumat on dokumentoitu, saadaan tiedot helposti myös pöytäkirjaan...

Lue lisää
Mikko Hilden dokumentoi kohteet Kotoprolla

Digitaalinen tiedonkeruu ja dokumentointi tukee ja tehostaa kiinteistönvälitystä

Digitaalinen dokumentointi- ja tiedonkeruualusta on osoittautunut tehokkaaksi keinoksi ehkäistä vuokraustoiminnassa syntyviä mahdollisia epäselvyyksiä sekä kehittää kiinteistönvälityspalvelua. Digitaalisuuden avulla voidaan nyt turvata vuokralaisten ja vuokranantajien oikeuksia,...

Lue lisää
ilmanvaihtokanavan puhdistus

Modernin dokumentoinnin vaikutuksien monipuolisuus yllätti positiivisesti Nuohous- ja ilmastointitohtorit

Ennen Kotopron käyttämistä Nuohous- ja ilmastointitohtorit Oy:n työntekijät kuluttivat huomattavan paljon työaikaa dokumentointiin, esimerkiksi kuvallinen IV-puhdistusraportti vei huomattavasti aikaa.

Lue lisää