Kotopron käyttö aloitettiin pesuhuonevalvonnoista ja käyttöä laajennettiin monipuolisesti linjasaneerausvalvontaan. Kun käyttö oli tuttua, alettiin järjestelmää hyödyntää enenevissä määrin myös kuntotarkastuksiin ja -tutkimuksiin omakotitaloista kuntien käytössä oleviin kymmenien tuhansien neliöiden rakennuksiin. Kotopron järjestelmälle on siis yhden yrityksen sisällä lukuisia eri käyttökohteita.
”Aluksi tarve raportoinnin kehittämiselle lähti pesuhuonevalvonnasta. Toimintamme laajentuessa ja työntekijöiden määrän kasvaessa toimintatapojen päivittäminen tehokkaammaksi oli välttämätöntä – Word-raportointi ei enää vastannut toimintamme tarpeisiin, ja raportointiin kului aivan liikaa aikaa ja vaivaa.” kertoo Entavisionin kuntotutkija Jaakko Salmela.
Kun tehokkaampaa raportointitapaa lähdettiin etsimään, eri vaihtoehtoja ja ratkaisuja vertailtiin huolellisesti. Lopulta järjestelmäksi valikoitui Kotopro, sillä sen käyttöliittymä kohtasi Entavisionin tarpeiden kanssa ja käyttöönotto vaikutti tarpeeksi yksinkertaiselta.
Muokattavuus on vahvuus, kun tekeminen on monipuolista
Alun perin Kotopro valittiin käyttöön juuri sen helppokäyttöisyyden vuoksi. Järjestelmää muokattiin käyttökokemusten myötä vastaamaan juuri Entavisionin työntekijöiden tarpeita. Muokkauksien myötä koko työyhteisö saatiin käyttämään Kotoprota.
”Yhteistyö synnyttää useimmiten parhaan lopputuloksen, ja onkin hienoa, että Kotopro aidosti kuuntelee asiakastaan. Toimintamme alkupuolella halusimme järjestelmästä mahdollisimman yksinkertaisen ja helpon. Tarkastus eteni rasti ruutuun -systeemillä ja alasvetovalikoita hyödyntämällä. Nyt kun Kotopro on otettu hyvin vastaan koko työyhteisössämme ja haluamme pohjasta monipuolisemman, Kotopron asiantuntijat muokkaavat dokumentointipohjaa toiveidemme pohjalta. Heillä on aidosti halu kehittää ratkaisua asiakkaan toiveiden mukaan” kiittelee Salmela.
Raportointiaika puolittui käytön myötä
Kun Kotopron järjestelmää oli käytetty noin puoli vuotta, ja järjestelmä oli tuttu, näkyi tehokkaamman järjestelmän edut. Nyt jo valvontakäynnin aikana on mahdollista saada aikaan valmis raportti.
”Meidän alallamme voisi sanoa, että jos palautetta ei tule, toimii asiat juuri niin kuin toivotaan, ja me olemme siinä tilanteessa nyt. Voin tyytyväisenä todeta, että raportointiin käyttämämme aika on puolittunut. Parhaillaan saamme raportit valmiiksi valvontakäynnin aikana – rasti ruutuun ja eteenpäin. Toimitamme raportit aina sovitusti ja ajallaan, ja se on todella tärkeää asiakkaillemme” Salmela summaa.
Siirry tutkimaan ja kokeilemaan Kotopron dokumentointiominaisuuksia tästä
Kuinka tuotat kuvallisen raportin Kotoprolla
Tutustu Entavisioniin täällä
