Pääkäyttäjä voi antaa käyttö- ja katsomisoikeudet koko dokumentaatioon tai vain rajattuun osaan aineistoa. Oikeuden voi antaa myös aikarajoitettuna.
Jakaminen alihankkijalle
Alihankkijalle voi jakaa halutun raportin ja sen täyttäminen voi olla ehtona työn maksamiselle. Jokaisesta kirjauksesta jää aika- ja tekijäleima, jolloin sen tekijä on helppo tunnistaa.
Seuraa-toiminto ja ilmoitukset
Seuraamalla asiakirjaa käyttäjä saa ilmoituksen sähköpostiin, kun sitä on käyty muokkaamassa. Asianosaisille voidaan myös lähettää ilmoitus, jos heiltä tarvitaan lisätietoja tai täsmennyksiä.
Käyttö ja toiminnan ohjaaminen
Työtä ohjaavat raporttipohjat
Raporttipohja toimii työohjeena niin työntekijälle kuin alihankkijallekin. Hyvin tehdyt asiakirjapohjat varmistavat, ettei mikään työvaihe jää välistä.
Kuvaan voidaan piirtää tarkentavia merkintöjä, ja sen sijainti tallentuu karttanäkymään automaattisesti.
Pilvipalvelu toimii kaikilla laitteilla
Kotopro on pilvipalvelu ja toimii kaikilla laitteilla, joissa on internetyhteys. Selainpohjaiseen käyttöliittymään ei tarvitse ladata erillisiä sovelluksia ja se on aina ajan tasalla.
Median tallentaminen raportteihin
Kuvaaminen ja videon lataaminen
Mobiililaitteella otettu kuva tai video tallentuu automaattisesti oikeaan kohtaan dokumentissa. Lisäksi kuvia ja videoita voidaan ladata myös tietokoneelta.
Puhe tekstiksi
Voit muuntaa puheen tekstiksi painamalla mikrofonikuvaketta tekstikentän vieressä ja sanelemalla. Kirjoitusvirheet on helppo myöhemmin korjata käsin.
Dokumentin tallennus PDF:ksi
Voit tallentaa helposti yrityksesi logolla varustetut dokumentit tulostusvalmiiksi PDF-tiedostoiksi.
Tietoturva
GDPR:n mukainen henkilötietojen käsittely
Kotopro täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR:n vaatimukset ja kaikesta henkilötietojen käsittelystä on saatavilla henkilörekisteriselosteet.
Käyttöoikeudet ja tunnistautuminen
Tunnistautumiseen käytetään sähköpostiosoitetta ja salasanaa. Jokaisella yrityksellä on oma käyttöympäristönsä ja jokaiselle käyttäjälle määritellään käyttöoikeustaso.
Varmuuskopiot ja lokitiedot
Kotopro tallentaa lokitietoja ja analytiikkaa ohjelman käytöstä, ja kaikki tallennettu tieto varmuuskopioidaan säännöllisesti. Dokumentit tallentuvat automaattisesti rakenteelliseen tietomalliin jälkeenpäin helposti löydettäväksi.
2 minuutin päästä voit tehdä dokumentoinnin paremmin