Kotopro ist sicher zu bedienen und erfüllt strenge Datenschutzanforderungen.

Kotopro ist die Lösung für die Organisation, Erfassung und Dokumentation von zeitgestempelten Informationen, Bildern und Anhänge in einem festen Format. Informationen Ihrer täglichen Arbeit können ganz einfach zwischen mehreren Teilnehmern ausgetauscht werden. Kotopro ist eine sichere cloud basierte Lösung. Wir haben besonderes Augenmerk auf den Datenschutz gelegt und beobachten ständig die Entwicklungen in der Branche.

Sicherheit

Einhaltung von Vorschriften

Das System wurde dem Datenschutzbeauftragten gemäß den Abschnitten 36, 3 und 37 des Gesetzes über personenbezogene Daten mitgeteilt. Für die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten stehen persönliche Registerbeschreibungen zur Verfügung. Das Kotopro-System wurde auch in das gesetzliche Valvira-Register für elektronische Informationssysteme der Kategorie B eingetragen. Kotopro geht verantwortungsbewusst mit personenbezogenen Daten um und hält die geltenden Datenschutzbestimmungen ein.

Zugriff und Authentifizierung

Zur Authentifizierung der Benutzer wird eine E-Mail Adresse und ein Passwort verwendet. Jedes Unternehmen hat seine eigene Betriebsumgebung und jedem Benutzer werden persönliche Zugriffsrechte in der Betriebsumgebung zugewiesen. Zugriffsrechte beschränken die allgemeinen Zugriffsrechte des Benutzers im Unternehmen sowie die Eigentums-, Anzeige- und Bearbeitungsrechte für einzelne Elemente. Es ist möglich, Objekte in der Betriebsumgebung für externe Benutzer freizugeben, die nur Zugriff auf das freigegebene Objekt erhalten.

Protokollinformationen

Das Programm speichert Protokolldaten und Analysen der Programmnutzung. In den Protokollinformationen werden die Uhrzeit, Benutzerinformationen, die Stelle im Programm, an dem das Programm angezeigt oder bearbeitet wurde, und die IP-Adresse gespeichert, von der aus das Programm verwendet wurde.
„Diese Informationen werden ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung des Dienstes verarbeitet.

Datenübertragungssicherheit

Die Datenübertragung zwischen dem Clientgerät und dem Anwendungsserver erfolgt immer über eine sichere HTTPS / TLS-Verbindung unter Verwendung moderner Verschlüsselungsalgorithmen mit einem 2048-Bit-Verschlüsselungsschlüssel. Die Datenübertragung zwischen den Kotopro-Servern wird ebenfalls immer verschlüsselt.

Backups

Alle in Kotopro gespeicherten Daten werden regelmäßig und automatisch in einem verteilten System mit mehreren Standorten gesichert. Abhängig von der Art des Schadens können einzelne Elemente aus Backups oder bei Bedarf aus dem gesamten System wiederhergestellt werden. Gespeicherte Bilder, Dateien und Sicherungen werden im Ruhezustand verschlüsselt.

Server und Dritte

Kotopro verwendet externe, zuverlässige und sichere Dienstanbieter, um den Dienst bereitzustellen, der für die physische Sicherheit der Server, Sicherheitsupdates und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist. Kotopro ist für Sicherheitsupdates und die Zugriffskontrolle verantwortlich. Die Systeme werden regelmäßig aktualisiert. Unsere Server befinden sich in der EU. Die von Kotopro verwendeten Dienstanbieter sind Amazon Web Services, Linode und IBM Compose. Darüber hinaus verwenden wir die folgenden Dienste, um einige Funktionen bereitzustellen: Sendgrid, DocRaptor, Help Scout und New Relic.

Datenschutz

Gegenstand der Datenschutzerklärung ist die Beschreibung, wie KOTOPRO Ihre persönlichen Daten im Rahmen der Dienstleistungen und des Marketings von KOTOPRO erhebt und verarbeitet. Wir informieren Sie, welche Informationen wir sammeln, wie sie verarbeitet werden und welche Rechte Sie haben. Diese Datenschutzerklärung wurde in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU („DSGVO“) erstellt.

Die Datenschutzerklärung gilt für registrierte und hinzugefügte Benutzer des Kotopro-Dienstes, Besucher unserer Website und Personen, deren persönliche Daten aus anderen Quellen stammen.

Informationen, die wir erheben

Benutzerkontoinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild und Organisation, der sie als Benutzer angehören, sowie weitere Informationen, die Sie Ihrem Benutzerkonto hinzufügen können.
Rechnungsinformationen, Vertragsinformationen und andere Informationen und Einstellungen Ihrer Organisation.
Automatisch erfasste Informationen, die wir erhalten, wenn Sie unsere Dienste nutzen, wie z. B. die von Ihnen verwendeten Geräte, Browser, IP-Adressen sowie Aktivitätsprotokolle und Informationen zu den Nutzungsaktivitäten
Kontaktinformationen, die wir aus öffentlichen Quellen oder von unseren Partnern erhalten oder die Sie uns in anderen Kontexten zur Verfügung stellen.
E-Mails und andere Informationen, wenn Sie mit uns in Kontakt stehen, sowie zugehörige Zusatzinformationen wie Zeitstempel und Notizen.
Kontaktinformationen von sorgfältig ausgewählten Unternehmen und deren Mitarbeitern. Diese Personen werden auf der Grundlage ihrer Position und Rolle im Unternehmen ausgewählt.

Kontaktdaten des Datenverantwortlichen

Kotopro Oy
Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa, Finnland
support@kotopro.com

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Ville Kaksonen
Chief Technology Officer
CTO

+358 50 346 3359
ville.kaksonen@kotopro.fi

Nutzung der Informationen

Zur Bereitstellung des Service in Übereinstimmung mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Um Kundenservice, Support und Schulungen anzubieten.
Um im Service zu kommunizieren und zu informieren.
Für Vertrieb und Marketing von Dienstleistungen.
Zur Entwicklung des Service, Fehlerbehebung und Nutzungsanalyse.
Zur Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen.

Datenübertragung außerhalb der EU / des EWR

Wir setzen Unterauftragnehmer und Partner ein, die die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, um den Service bereitzustellen, wodurch personenbezogene Daten in die Länder übertragen werden können, in denen die Daten verarbeitet werden. Personenbezogene Daten können auch außerhalb der EU/EWR übertragen werden. Alle unsere Partner erfüllen die GDPR-Anforderungen für Datenübertragungen außerhalb der EU/des EWR.

Weitergabe von Informationen an Dritte

Netzwerkkennungen von Besuchern unserer Internetseite, wie z. B. die IP-Adresse und eindeutige Cookies, können an unsere vertrauenswürdigen Partner zum Zwecke der Ausrichtung und Messung von Online-Werbung weitergegeben werden.
Wenn Sie die Kotopro-Services nutzen, werden einige Ihrer Benutzerkontoinformationen, wie z.B. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, an die Administratoren Ihrer Organisation und auch an andere Nutzer und Organisationen des Services weitergegeben, wenn die von Ihnen genutzten Inhalte von mehreren Teilnehmern genutzt werden.

Rechtsgrundlage für die Nutzung der Daten sind

Die Zustimmung, wenn die Daten verwendet werden, um den Dienst für Benutzer bereitzustellen, die beim Dienst angemeldet sind und einen gültigen Benutzernamen haben.
Das berechtigte Interesse von uns oder einer dritten Partei, wenn die Daten für Informationen, Kundenservice, Serviceentwicklung, Diagnosetools oder die Implementierung von Informationssicherheit verwendet werden.
Die Zustimmung, wenn die Daten für Direktmarketing verwendet werden.
Wir erheben auch Kontaktinformationen von sorgfältig ausgewählten Unternehmen und deren Mitarbeitern. Diese Personen werden auf der Grundlage ihrer Position und Rolle im Unternehmen ausgewählt.

Dauer der Datenspeicherung

Daten werden grundsätzlich so lange aufbewahrt, wie die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten zu diesem Zweck in Kraft sind. Wir löschen regelmäßig Daten, die nicht mehr erforderlich sind.

Rechte

Recht auf Zugriff über Sie gespeicherte personenbezogene Daten und das Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu beantragen.
Recht auf Auskunft und Einschränkung der Verarbeitung der Daten und das Recht, Daten von einem System auf ein anderes zu übertragen.
Recht auf die auf einer Einwilligung beruhende Datenverarbeitung zu widerrufen.
Recht eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen.

Verarbeitung von Daten, wenn wir nicht der Datenverantwortliche sind

Von Ihnen hinzugefügte Inhalte, wie z. B. Textanmerkungen, Bilder und Anhänge, sowie alle anderen Inhalte, die Sie während der Nutzung des Dienstes hinzufügen und deren Zwecke und Mittel nicht von uns definiert werden, werden als personenbezogene Daten gemäß GDPR behandelt. In diesem Fall liegt die Verantwortung bei dem Datenverantwortlichen der Organisation, welche die Daten einstellt oder die Eigentümer dieses Inhalts in dem in Anspruch genommenen Service ist.