Kotopro ist die Lösung für die Organisation, Erfassung und Dokumentation von zeitgestempelten Informationen, Bildern und Anhänge in einem festen Format. Informationen Ihrer täglichen Arbeit können ganz einfach zwischen mehreren Teilnehmern ausgetauscht werden. Kotopro ist eine sichere cloud basierte Lösung. Wir haben besonderes Augenmerk auf den Datenschutz gelegt und beobachten ständig die Entwicklungen in der Branche.
Das System wurde dem Datenschutzbeauftragten gemäß den Abschnitten 36, 3 und 37 des Gesetzes über personenbezogene Daten mitgeteilt. Für die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten stehen persönliche Registerbeschreibungen zur Verfügung. Das Kotopro-System wurde auch in das gesetzliche Valvira-Register für elektronische Informationssysteme der Kategorie B eingetragen. Kotopro geht verantwortungsbewusst mit personenbezogenen Daten um und hält die geltenden Datenschutzbestimmungen ein.
Zur Authentifizierung der Benutzer wird eine E-Mail Adresse und ein Passwort verwendet. Jedes Unternehmen hat seine eigene Betriebsumgebung und jedem Benutzer werden persönliche Zugriffsrechte in der Betriebsumgebung zugewiesen. Zugriffsrechte beschränken die allgemeinen Zugriffsrechte des Benutzers im Unternehmen sowie die Eigentums-, Anzeige- und Bearbeitungsrechte für einzelne Elemente. Es ist möglich, Objekte in der Betriebsumgebung für externe Benutzer freizugeben, die nur Zugriff auf das freigegebene Objekt erhalten.
Das Programm speichert Protokolldaten und Analysen der Programmnutzung. In den Protokollinformationen werden die Uhrzeit, Benutzerinformationen, die Stelle im Programm, an dem das Programm angezeigt oder bearbeitet wurde, und die IP-Adresse gespeichert, von der aus das Programm verwendet wurde.
„Diese Informationen werden ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung des Dienstes verarbeitet.
Die Datenübertragung zwischen dem Clientgerät und dem Anwendungsserver erfolgt immer über eine sichere HTTPS / TLS-Verbindung unter Verwendung moderner Verschlüsselungsalgorithmen mit einem 2048-Bit-Verschlüsselungsschlüssel. Die Datenübertragung zwischen den Kotopro-Servern wird ebenfalls immer verschlüsselt.
Alle in Kotopro gespeicherten Daten werden regelmäßig und automatisch in einem verteilten System mit mehreren Standorten gesichert. Abhängig von der Art des Schadens können einzelne Elemente aus Backups oder bei Bedarf aus dem gesamten System wiederhergestellt werden. Gespeicherte Bilder, Dateien und Sicherungen werden im Ruhezustand verschlüsselt.
Kotopro verwendet externe, zuverlässige und sichere Dienstanbieter, um den Dienst bereitzustellen, der für die physische Sicherheit der Server, Sicherheitsupdates und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist. Kotopro ist für Sicherheitsupdates und die Zugriffskontrolle verantwortlich. Die Systeme werden regelmäßig aktualisiert. Unsere Server befinden sich in der EU. Die von Kotopro verwendeten Dienstanbieter sind Amazon Web Services, Linode und IBM Compose. Darüber hinaus verwenden wir die folgenden Dienste, um einige Funktionen bereitzustellen: Sendgrid, DocRaptor, Help Scout und New Relic.
Gegenstand der Datenschutzerklärung ist die Beschreibung, wie KOTOPRO Ihre persönlichen Daten im Rahmen der Dienstleistungen und des Marketings von KOTOPRO erhebt und verarbeitet. Wir informieren Sie, welche Informationen wir sammeln, wie sie verarbeitet werden und welche Rechte Sie haben. Diese Datenschutzerklärung wurde in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU („DSGVO“) erstellt.
Die Datenschutzerklärung gilt für registrierte und hinzugefügte Benutzer des Kotopro-Dienstes, Besucher unserer Website und Personen, deren persönliche Daten aus anderen Quellen stammen.
Kotopro Oy
Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa, Finnland
support@kotopro.com
Ville Kaksonen
Chief Technology Officer
CTO
+358 50 346 3359
ville.kaksonen@kotopro.fi
Wir setzen Unterauftragnehmer und Partner ein, die die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, um den Service bereitzustellen, wodurch personenbezogene Daten in die Länder übertragen werden können, in denen die Daten verarbeitet werden. Personenbezogene Daten können auch außerhalb der EU/EWR übertragen werden. Alle unsere Partner erfüllen die GDPR-Anforderungen für Datenübertragungen außerhalb der EU/des EWR.
Daten werden grundsätzlich so lange aufbewahrt, wie die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten zu diesem Zweck in Kraft sind. Wir löschen regelmäßig Daten, die nicht mehr erforderlich sind.
Von Ihnen hinzugefügte Inhalte, wie z. B. Textanmerkungen, Bilder und Anhänge, sowie alle anderen Inhalte, die Sie während der Nutzung des Dienstes hinzufügen und deren Zwecke und Mittel nicht von uns definiert werden, werden als personenbezogene Daten gemäß GDPR behandelt. In diesem Fall liegt die Verantwortung bei dem Datenverantwortlichen der Organisation, welche die Daten einstellt oder die Eigentümer dieses Inhalts in dem in Anspruch genommenen Service ist.
