Monilla teollisuusaloilla on jo pitkään ollut päivänselvää, että työt dokumentoidaan ja dokumentointiprosessit ovat standardoituja. Kotopron perustajan Samuli Suomalan mukaan rakennusala on kuitenkin ollut dokumentoinnin suhteen villi länsi:
– Rakennusalalla tapahtuva dokumentointi on ollut monenkirjavaa, mutta parannuksia on onneksi luvassa.
Standardi edellyttää, että dokumentti auditoidaan
Vuonna 2019 Business Finland käynnisti Asumisen Tulevaisuus -hankkeen, jossa onnistuttiin muodostamaan ns. työn dokumentoinnin standardi. Rakennus- ja kiinteistöalan dokumentointiohjelmisto Kotopro huomioi tämän standardin.
Suomalan mukaan työn dokumentoinnin standardointi edellyttää, että jokaisesta työvaiheesta pitäisi syntyä dokumentti. Se ei kuitenkaan vielä riitä.
– Dokumentti arkistoidaan ja samoin kuin vaikkapa apteekkialalla, prosessiin kuuluu tarkastus ja auditointi. Joku hyväksyy työn ja toinen taho hyväksyy sen vielä maksukelpoiseksi.
Kotopro luotiin, jotta raportit syntyisivät helpommin
Ennen Kotopron perustamista Suomala pohti, onko todellakin välttämätöntä aina päivän päätteeksi alkaa naputella raportteja. Hän halusi keksiä ratkaisun, miten raportointiin kuluva aika olisi mahdollista puolittaa.
Suomala painottaa, että dokumentoinnin tulisi syntyä pääosin työpäivän aikana.
– Esimerkiksi työmaan valvojien niskaan ei ole järkeä kaataa laadunvalvontaa sellaisenaan, vaan sitä kannattaa suunnata ruohonjuuritasolle, jossa vaikkapa laatoittaja suorittaa dokumentointia täysin luontevana osana omaa duuniaan. Tässä tapauksessa se voi tarkoittaa vaikkapa muutaman kuvan ottamista, paria riviä tekstiä ja kuittauksen pyytämisen.
Kotoprolla on tällä hetkellä noin 1100 tyytyväistä asiakasta. Sovellus on sama kaikilla asiakkailla ja se päivittyy jokaiselle samaan aikaan, joten käyttäjillä on aina tuoreimmat ja ajantasaisimmat ominaisuudet.
Kotopro on todistetusti nostanut valvonnan ja projektinjohtamisen tasoa. Yrityksellä on selkeää näyttöä asiakkaidensa tekemästä dokumentoinnista ja laadukkaasta luovuttamisesta. Asiakaskunnassa yhdistyvät nykyään kannattavuus ja kasvu.
Standardi vie alaa hurjasti eteenpäin
Suomala ennakoi, että rakennusalalla tullaan vielä harppaamaan eteenpäin valtava loikka.
– Vielä tänäänkin valitettavan monessa rakennushankkeessa esimerkiksi tarkastus tehdään monesti muutama minuutti ennen hankkeen luovuttamista. Täytetään vino pino lippuja ja lappuja, mutta kaikkea muuta kuin läpinäkyvästi ja ajantasaisesti. Tämä tulee vielä lähivuosina muuttumaan.
Suomala kertoo, että työn dokumentoinnin standardissa sen sijaan dokumentoidaan jokainen työvaihe automaattisesti, jolloin auditointi tekee siitä standardin.
– Dokumentoidaan, tehdään ja ulkopuolinen taho kuittaa tehdyksi. Tällaista ei ole läpinäkyvästi ja ajantasaisesti ollut aikaisemmin rakennusalalla.
Mikä ASTU-hanke?
- Asumisen Tulevaisuus (ASTU) -hanke on Business Finlandin ohjaama kaksivuotinen ryhmähanke, jonka tavoitteena oli luoda läpinäkyvyyttä kiinteistöjen koko elinkaaren ajalle ekosysteemiajattelun kautta.
- Hankkeeseen sisältyvän VTT:n kirjallisuustutkimuksen mukaan dokumentoinnin vaikutusta rakentamiseen ei aiemmin oltu juurikaan tutkittu Suomessa tai naapurimaissa.
- Teollisuuden muilta toimialoilta, kuten esimerkiksi Ilmailuliikenteestä löytyi kyllä tutkimusta dokumentoinnin merkityksen vaikutuksista. Materiaalia pystyttiin hyödyntämään laajan benchmarkkauksen tukena.
