VesiTekno Oy on kotimainen yritys, jonka toiminta on hyvin laaja-alaista ja monimuotoista – yritys tarjoaa kiinteistöyhtiöille, tehtaille ja urakoitsijoille sekä yksityisille asiakkaille mahdollisimman paljon tuotteita ja työsuorituksia saman katon alta. VesiTeknon toiminnan tavoitteena on paitsi energiansäästö muun muassa jäähdytys- ja lämmitysprosesseissa myös asumisviihtyvyys. Kotopron dokumentointijärjestelmää on hyödynnetty toiminnassa noin vuoden verran, ja enää siitä ei haluta luopua. Järjestelmää käytetään erityisesti organisaation sisäisen tiedonkulun tehostamisessa ja tietojen tallentamisessa.
VesiTeknon toimintaan kuuluvat esimerkiksi energiansäästöön ja toimintavarmuuteen liittyen vesi- ja lämmitysverkostojen optimointi, jotka pitävät sisällään muun muassa lämmönsiirtojärjestelmien ja käyttövesijärjestelmien puhdistuksen sekä käyttövesijärjestelmien suojauksen. Myös jäähallien rataputkiston liuoksien sekä teollisuusrakennusten ja isojen toimistotalojen lämmitys-, jäähdytys- ja glykoliverkostojen kehittäminen ovat osa toimintaa. Monipuolisen toiminnan myötä työtä tehdään erilaisissa kohteissa, jotka kaikki vaativat juuri kyseiseen toimenpiteeseen liittyvien tietojen selkeää ja tehokasta kirjaamista.
Tiedot kätevästi puhdistuspöytäkirjoihin
Kotopron järjestelmää VesiTekno käyttää lähtökohtaisesti työntekijöiden väliseen tiedonkulkuun yrityksen sisällä. Kotopro on työkalu, jonka avulla saadaan kirjattua muistiin kaikki, mitä työmaalla tapahtuu.
–Merkkaamme järjestelmään mitä kohteessa on tehty, milloin työ on aloitettu sekä kuinka paljon eri aineita, työtunteja ja kilometrejä on kulunut työn suorittamiseen. Vuoden aikana Kotoprosta on tullut meille lähes korvaamaton työkalu. Meillä on jokaiselle projektille oma kansio, johon kirjataan kohteeseen liittyvät järjestelmät ja työntekoon liittyvät raportit sekä urakkasopimukset. Emme pysyisi muuten mitenkään perässä suoritetuista tehtävistä. Ennen luotimme muistiin, erilaisiin muistiinpanoihin ja esimerkiksi sähköposteihin, mutta selkeä dokumentointi on tuonut helpotusta jokaiseen työpäiväämme. Ennen tietoja oli hankala hakea vaikkapa puolen vuoden päästä, nyt kaikki vaiheet ja tekemiset ovat helposti työntekijöidemme nähtävillä, kertoo VesiTeknon myyntijohtaja Harri Kihl.
Asiakkaalle tai yhteistyökumppaneille järjestelmällisempi dokumentointi ei suoraan näy, mutta kun projektinjohtajalle on selvää, mitä on tehty, saa asiakas tarvitsemansa tiedot selkeänä dokumenttina. Kun raportit löytyvät yhdestä paikasta, projektinhoitaja saa helposti tuotua asiakkaan tarvitsemat tiedot ja puhdistuspöytäkirjat esimerkiksi PDF-tiedostoon ja lähetettyä asiakkaalle.
–Järjestelmällinen dokumentointi on erityisen tärkeää pitkissä projekteissa, sillä tekemämme työt, kuten lämmitysverkostot, eivät tule hetkessä valmiiksi. Lisäksi toimintaamme liittyy paljon tietoja, joita ei voi muistin varassa hallita. Kun asiakas haluaa kuulla projektin etenemisestä, saamme muutamalla klikkauksella kaikki tarvittavat tiedot eteemme, ja sen myötä myös asiakkaalle.
Koko tiimin yhteinen alusta
Jokaisella työntekijällä on oikeus päästä tietoihin käsiksi ja merkitä työmaan kannalta tärkeät tiedot järjestelmään. Tämä on erityisen tärkeää siksi, että samalla työmaalla saattaa yhden työpäivän aikana käydä useampi VesiTeknon työntekijä eri aikaan.
–Kotopron käytön myötä näemme heti, mitä työmaalla on tehty, työkaveria ei tarvitse tavoitella puhelimitse tai viestitse ja kysellä tarkempia tietoja siitä, mitä on tehty. Kuvio on kaikille selkeä, ja se helpottaa meidän arkeamme huomattavasti. Meidän toiminnassamme ei toimisi järjestely, jossa kaikki tiedot olisivat esimerkiksi vain yhden ihmisen hallussa. Lisäksi järjestelmän monipuolisuus auttaa hallitsemaan ja hahmottamaan työmaan tilannetta.
–Uskon, että tulevaisuudessa tulemme hyödyntämään Kotoprota yhä enemmän ja monipuolisemmin. Kun tutustumme järjestelmään, voimme poimia ominaisuuksista helmet, jotka toimivat juuri meidän tarpeisiimme. Esimerkiksi tällä hetkellä kuvien lisääminen järjestelmään on ominaisuus, jota hyödynnämme paljon. Kuva vinosta venttiilistä kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, päättää Kihl.
