Taloyhtiön dokumentit remonteista tai niiden puute yhdessä vaihtuvien urakoitsijoiden ja projektien kanssa voivat aiheuttaa taloyhtiön isännöitsijöille harmaita hiuksia – turhaan. Modernilla dokumentoinnilla ja sen ohessa toteutuvalla sujuvalla tiedonkululla urakat pysyvät isännöitsijän hallussa.
Käytännössä vaivaton ja moderni dokumentointi onnistuu, kun isännöitsijä valtuuttaa urakoitsijalle Kotopron dokumentointialustan. Tämän jälkeen korjaushanke dokumentoidaan vaihe vaiheelta järjestelmään kuvia ja tekstiä hyödyntäen. Urakoitsija ei tarvitse puhelimen tai tabletin lisäksi ylimääräisiä välineitä tai työtunteja dokumentointiin, dokumentointialustan oikeudet vain luovutetaan urakoitsijalle projektin ajaksi.
Kun koko ajan on selvillä, missä projektissa mennään ja mitkä vaiheet ovat huolella tehty, on myös laskuttaminen selkeää molemmille osapuolille. Laskutuksessa ei tule yllätyksiä, kun jokainen vaihe dokumentoidaan. Tehdyt työvaiheet voidaan kuitata heti tehdyiksi ja laskut maksaa viiveettä. Myös mahdollisista lisäprojekteista ja muutostöistä voidaan sopia Kotopron välityksellä, jolloin sopimuksista jää selkeä merkintä kummallekin osapuolelle. Tämä helpottaa myös asiointia taloyhtiön asukkaiden kanssa. Asukkaiden mahdollisiin kyselyihin voidaan vastata tarkistamalla reaaliaikainen projektin vaihe Kotoprosta tai valtuuttamalla asukkaalle suoraan häntä koskeva materiaali ympäristöstä.
Taloyhtiön dokumentit tallessa ja helposti saatavilla
Viimein vaivatonta, läpinäkyvää ja ennen kaikkea reaaliaikaista tiedonkulkua isännöitsijän ja hallituksen kanssa!
Koska taloyhtiö ja sen hallitus ovat aina merkittävässä roolissa taloyhtiön päätöksiä tehtäessä, ei ole yhdentekevää, kuinka tieto kulkee isännöitsijän ja hallituksen välillä. Taloyhtiön dokumentit voidaan jakaa juuri niille henkilöille, jotka tietoa tarvitsevat. Esimerkiksi isännöitsijän ja hallituksen välistä viestintää voidaan tehostaa sillä, että hallituksen jäsenille jaetaan dokumenttien katseluoikeus. Näin koko hallitus pystyy tarkastelemaan talon tapahtumia reaaliajassa juuri silloin, kun heille sopii.
Tehtyihin töihin voidaan palata myös myöhemmin, jos esimerkiksi talon asukkailla herää kysymyksiä toimenpiteisiin liittyen. Kun kaikesta työstä on dokumentti, on toiminta läpinäkyvää jokaiseen suuntaan ja myös tulevat hallitukset pysyvät perillä siitä, mitä taloyhtiön historiassa on tehty ja toteutettu ja mistä taloyhtiön dokumentit löytyvät.
Dokumentointialustasta hyötyvät siis taloyhtiön saneerausurakassa kaikki – remonttityön suorittava ja dokumentoiva urakoitsija, taloyhtiön hallitus ja asukkaat sekä isännöitsijä.
Ota Kotopro käyttöön ja varmista taloyhtiösi tiedonkulku!
Tutustu syvemmin Kotopron ominaisuuksiin täällä tai katso videomme ohjelman käytöstä kanavallamme!
