Työtehtävät eivät enää siirry työmaalta toimistolle – Colliers pääsi eroon työvelasta
Kiinteistöalan johtava neuvonanto- ja palveluyritys Colliers Finland on siirtänyt menestyksekkäästi muun
muassa kohdekäyntien raportoimisen Kotoprohon ja päässyt sen avulla eroon työmaalta toimistolle
siirtyvistä tehtävistä.
Aikaisemmin Colliersilla kohdekäyntien muistiinpanojen raportointi oli haastavaa. Tähän kului itse käynnin
lisäksi toimistolla helposti aikaa parikin tuntia.
– Aikaisemmin yksi kohdekäynti vei helposti aikaa puolen päivän verran: ensin pari tuntia kohteessa ja
sitten raportin kirjoittamista toimistolla vähintään saman verran. Kotopron avulla kaikki hoituu nykyään
kohteessa ja vie murto-osan aikaa aiempaan verrattuna, Colliers Finlandin projektipäällikkö Peter Suurla
kertoo.
Ohjelmiston käyttö laajentunut vuodesta toiseen
Yritys otti Kotopron käyttöön jo vuonna 2018 ja silloin sitä hyödynnettiin pääasiassa
kunnossapitoselvityksien teossa.
– Nykyään Kotopron käyttö on meillä laajentunut ja sitä käytetään muun muassa työmaavalvonnassa,
kohdekäynneissä, muuttotarkastuksissa ja kiinteistötarkastuksissa sekä kiinteistöjen auditoinneissa, Suurla
sanoo.
Sähköinen allekirjoitus on kätevä
Suurlan mukaan Colliers tekee paljon luovutusdokumentaatiota, joka liittyy esimerkiksi liiketilojen
vastaanottamiseen tai luovuttamiseen. Näissä tilanteissa Kotopron tarjoama sähköisen allekirjoituksen
mahdollisuus on erityisen kätevä.
– Kun vuokralaisen kanssa tehdään yhdessä tilojen katselmus, saamme hänelle saman tien sovitut asiat
näyttökynällä allekirjoitettavaksi Kotopron avulla, eikä papereita tarvitse tulostella missään.
Kotopron ainutlaatuinen ominaisuus: editori
Nykyään Kotoprota käyttää noin satakunta Colliersin työntekijää. He toimivat esimerkiksi
kiinteistönhuoltajina, kiinteistösihteereinä ja kiinteistöpäällikköinä.
– Kotopron paras ominaisuus on editori, jolla pystyy itse rakentamaan sellaisia asiakirjoja ja
toiminnallisuuksia, joita tarvitsee. Tämä on se syy, miksi valitsimme Kotopron käyttöömme ja minkä takia
sen käyttäjämäärä on yrityksessämme kasvanut. Tällaista toiminnallisuutta eivät muut pysty tarjoamaan,
Suurla toteaa.
Peter Suurla on ollut mukana Kotopron asiakasraadissa ja auttanut ohjelmiston jatkokehittämisessä.
– Alun perin Kotopro on kehitetty urakoitsijoiden tarpeisiin, mutta nykyään sieltä löytyy hyvin
toiminnallisuuksia myös kaltaisemme kiinteistöalan management-toimiston tarpeisiin.
