HUS Kiinteistöt on tehostanut huomattavasti rakennuttajan, valvojien ja urakoitsijoiden sekä asiakkaiden välistä tiedonvälitystä Kotopron avulla. Yritys toteuttaa erilaisia teknisiä ja toiminnallisia rakennusinvestointeja sekä kiinteistökorjauksia Uudenmaan alueen sairaaloissa. Myös projektien dokumentointi ja dokumenttien hallinta hoituvat nykyään sujuvasti Kotopron avulla.
HUS Kiinteistöjen haaste ennen Kotopron käyttöönottoa oli sama kuin monella muullakin yrityksellä: tieto ei kulkenut tarpeeksi sujuvasti työnjohdon ja projektien vetäjien välillä. Myös projektien dokumentit olivat hajallaan eri kanavissa, kun käytössä ei ollut yhtä järjestelmää, johon ne olisi tallennettu.
– Kotopro tarjosi meille kätevän ratkaisun dokumenttien hallintaan. Nyt kaikkien useiden kymmenien samaan aikaan käynnissä olevien hankeidemme dokumentointi on samassa paikassa ja niiden tiedot ovat helposti jaettavissa tarvittaville henkilöille, HUS Kiinteistöjen projektipäällikkö Hannu Rantala kertoo.
Kotopro toimii myös projektipankkina, jossa ovat kaikki HUS Kiinteistöjen projektien piirustukset, suunnitelmat ja pöytäkirjat sekä pöytäkirjapohjat.
– Ohjelmiston avulla pöytäkirjapohjia on helppo muokata ja muuttaa tarvittaessa pdf-tiedostoiksi. Tämä on nopeuttanut kokousten pitoa, emmekä tarvitse siihen työhön sihteeriä.
Projektien etenemistä voi seurata lähes reaaliajassa
Kaikki HUS Kiinteistöjen urakoitsijat on velvoitettu käyttämään Kotoprota työnaikaiseen dokumentointiin, minkä ansiosta rakennuttaja pystyy työpöytänsä äärestä seuraamaan hankkeiden etenemistä lähes reaaliaikaisesti.
– Myös urakoitsijoiden kanssa käytävä vuoropuhelu on viety Kotoprohon. Lisäksi asiakkaiden informointi, joka ennen hoidettiin sähköpostilla, tapahtuu nyt Kotopron kautta. Tämä on nopeuttanut merkittävästi viestintää työnjohdon ja projektin vetäjien välillä sekä asiakkaiden kanssa, Rantala lisää.
Kotopro on muokannut myös Hannu Rantalan työn luonnetta.
– Tämä ohjelmisto on kuin minulle luotu. Varsinkin korona-aikana, kun työt on pitänyt hoitaa pääosin etänä, on projektien seuranta ja hallinta sekä vuoropuhelu urakoitsijoiden kanssa sujunut Kotopron ansiosta ongelmitta. Työpöydälläni Kotopro on koko ajan auki. Ohjelmisto hälyttää heti, jos jonkun projektin tiedot päivittyvät tai tulee uusi viesti, Rantala kertoo.
Käyttäjäystävällinen ja räätälöitävä ohjelmisto
HUS Kiinteistöt on käyttänyt Kotoprota vuodesta 2018 lähtien. Viimeisen puolentoista vuoden aikana myös asiakkaat on otettu mukaan käyttämään sitä. He saavat käyttöönsä linkin, jonka kautta pääsevät seuraamaan projektinsa edistymistä.
– Tämän avoimempaa ei toiminta rakennusalalla oikein voi olla ja sitä arvostetaan sairaalaympäristössä. Olemme saaneet asiakkailta todella hyvää palautetta Kotopron käytöstä. He ovat erittäin tyytyväisiä, kun voivat seurata töiden etenemistä lähes reaaliaikaisesti.
Hannu Rantala on ollut mukana Kotopron jatkokehittämisessä ja kuuluu myös yrityksen asiakasraatiin. Hän on erityisen tyytyväinen siihen, miten Kotopro kuuntelee asiakkaitaan. Lisäksi ohjelmiston räätälöitävyys miellyttää Rantalaa. Käyttäjä voi esimerkiksi muokata kansiorakenteen haluamakseen.
– Me emme suinkaan ole suurin yritys, joka käyttää Kotoprota, mutta silti mielipiteellämme ja kehitysehdotuksillamme on heille merkitystä. Kotoprossa kuunnellaan asiakasta ja he ymmärtävät esimerkiksi rakennusalan tarpeita ihan toisella tavalla kuin kilpailijat.
Myös Kotopron käyttäjäystävällisyys saa kiitosta Rantalalta.
– Koodaajilla ja järjestelmäsuunnittelijoilla ei ole aina ymmärrystä ohjelmistojen käyttäjäystävällisyydestä, mutta sekin on Kotoprossa hoidettu hyvin.
