Tehot irti dokumentoinnilla

Kotopro tunnetaan modernina dokumentointityökaluna, jonka ansiosta merkittävät tiedot ovat aina kaikkien osapuolien saatavilla. Me Kotoprolla emme kuitenkaan pelkästään myy työkalua, vaan autamme asiakkaitamme oivaltamaan, mikä on dokumentoinnin vaikutus laajemminkin eri osapuolten toimintaan ja työn lopputulokseen. Haluamme, että asiakkaamme saavat aidosti kaikki hyödyt irti järjestelmästä, minkä seurauksesta vaikutukset näkyvät koko työyhteisössä ja lopulta myös rakennusalalla kohonneena laatuna ja tuottavuutena.

Yhteiskunnassa ja työpaikoilla vaaditaan jatkuvasti tehokkaampia työsuorituksia ja maksimaalista tuottavuutta. Teknologiaan pohjautuvat ratkaisut antavatkin avaimia näiden vaatimuksien toteuttamiseen. Useinkaan pelkkä uusi työkalu ei kuitenkaan riitä, vaan tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan työntekijöitä, jotka ovat sitoutuneita ja motivoituneita hyödyntämään työkaluja. Juuri sen vuoksi haluamme, että jokainen Kotopron käyttäjä kokee käytön helppona ja sujuvana, lähes huomaamatta työn lomassa tapahtuvana toimenpiteenä.

Mikä on odottelun hinta?

Onko toiminnassanne tuttua se, että dokumentointia varten tarvitaan monia ohjelmia, jotka ovat tietysti salasanojen takana. Yhden työpäivän aikana työntekijä saattaa joutua kirjautumaan useisiin eri sovelluksiin, jotta pakolliset kirjaukset onnistuvat. Lopulta tämä saattaa johtaa merkityksellisten tietojen kirjaamisen hidastumiseen tai jopa unohtamiseen. Samaan aikaan organisaation muut jäsenet odottavat tietoja, jotta he voisivat jatkaa laadukkaasti omaa työtänsä.

Me Kotoprolla olemme tunnistaneet juuri nämä tilanteet ja satsanneet sovellukseen, jossa tieto kulkee jouhevasti eri osapuolten välillä ja on helposti löydettävissä.  

Kutsumme ratkaisua moderniksi dokumentoinniksi.

Haluamme, että itse työkalun, Kotopron, käyttäminen olisi mahdollisimman vaivatonta. Tämän vuoksi kehitämme Kotoprota jatkuvasti. Kun väline on kunnossa, madaltuu kynnys sen käyttämiseen, ja silloin koko työyhteisön sitouttaminen on helpompaa. Näin varmistetaan, että kaikki merkityksellinen tieto saadaan kerättyä talteen. 

Aidosti sujuvan tiedonkulun avulla luomme uudenlaista yrityskulttuuria ja ratkaisemme jokapäiväiseen työntekoon liittyviä haasteita. Kun arkipäiväisiä, jokaiselle työntekijälle pakollisten työtehtävien suorittamista sujuvoitetaan, tarjotaan samalla mahdollisuus keskittyä olennaisimpiin työtehtäviin. Työn tehostamisen lisäksi toimivat järjestelmät vaikuttavat työntekijöiden hyvinvointiin. 

Parhaimmillaan Kotopro ohjaa työtä ja on johdon tukena tavoitteiden saavuttamisessa niin, että se palkitsee lopulta kaikkia osapuolia – työntekijöitä, johtoa sekä Kotopro-käyttäjien asiakaskuntaa. Kuka ei haluaisi stressittömämpää arkea yhdistettynä parhaimpaan mahdolliseen lopputulokseen?

Moderni dokumentointi – varmasti ajantasaista tietoa kaikkien saatavilla ja tuotettavissa

Lähtökohta dokumentointityökalun valinnassa on helppokäyttöisyys, tiedon tallentaminen helposti ja tiedon löytyminen vaivattomasti. Me haluamme kuitenkin tarjota enemmän kuin välttämättömyydet. Jotta dokumentointi olisi mahdollisimman helppoa, nopeaa ja sujuvaa, voi Kotopro-sovelluksen tiedot tallentaa puhumalla vaikkapa kulkiessa paikasta toiseen. Tekstiä on mahdollista täydentää kuvilla, jolloin koko työyhteisön ymmärrys työmaan tilasta nousee uudelle tasolle. Joustavan jakamisominaisuuden myötä tieto on reaaliaikaisesti kaikkien avainhenkilöiden saatavilla ja myöhemmin löydettävissä, joten vanhojen viestien ja sähköpostien kaivelemisen voi jättää historiaan. Koko työyhteisön käytössä ovat samat tiedostot ja sen myötä tiedot. Yhdelle alustalle kirjataan kaikki muutokset, toteutukset ja mahdolliset haasteet. Yksi tiedosto, johon kaikki tekijät pääsevät käsiksi, varmistaa, että tieto on aina ajan tasalla.   

Yhteisöllistä – kaikki dokumentoivat

Reaaliaikaista – dokumentointi tehdään työn lomassa

Läpinäkyvää – mikään työvaihe ei jää piiloon

Elinkaarellista – tieto on löydettävissä ja käytettävissä vuosienkin päästä

Hallittavaa – standardoidut lomakkeet

Tätä kaikkea on moderni dokumentointi.

Kokeile Kotopron käyttöä 7 päivää veloituksetta

Lue lisää siitä, kuinka Kotopro on vaikuttanut asiakkaidemme sisäiseen viestintään, (https://www.kotopro.com/2021/03/08/vesiteknon-sisainen-tiedonkulku-tehostui-kotopron-avulla/)  tehnyt valvontatyön suoraviivaisemmaksi (https://www.kotopro.com/2021/01/22/modernin-dokumentoinnin-vaikutuksien-monipuolisuus-yllatti-positiivisesti-nuohous-ja-ilmastointitohtorit/) ja vähentänyt ylimääräisiä välivaiheita.  (https://www.kotopro.com/2021/01/11/dokumentit-kerralla-kuntoon-hannoa-oy-paasi-eroon-paperilapuista/)

Helppokäyttöinen Kotopro huolehtii työmaiden laadukkaasta dokumentoinnista – säästää myös aikaa ja lyhentää kaikkien työpäivää

Tänäkin päivänä monella työmaalla aliurakoitsijoiden tekemät työtehtävät jäävät dokumentoimatta, koska heitä ei ole velvoitettu raportoimaan työnsä tuloksista, eikä heillä ole siihen sopivia työkaluja.

Lue lisää

Työmaiden turaaminen – ongelma jota edes hyvä suunnittelu tai ERP:t eivät ole pystyneet ratkaisemaan. Mutta nyt siihen on helppo ratkaisu.

Tämä blogikirjoitus kertoo siitä, minkälaisen “ahaa” -elämyksen koin päästessäni tutustumaan Kotopron dokumentointisovellukseen. Taustoitan ensin tätä kirjoitusta hieman kertomalla lyhyesti tähänastisesta taipaleestani rakennus- ja kiinteistöalan ohjelmistojen...

Lue lisää

LVIS-urakoitsija Spigot Oy ”Yksi kuva voi olla kymppitonnin arvoinen”

Vuonna 2009 perustettu Spigot Oy tarjoaa talotekniikkaratkaisut suunnittelusta asennukseen. Urakat toteutetaan kiinteällä hinnalla avaimet-käteen periaatteella valmiiksi asennettuna. Mitä on moderni dokumentointi? Spigot on dokumentoinut kohteensa...

Lue lisää