Vaikka kipukohdat tuottavuudessa ovat varsin ilmeisiä, juurisyyt niiden taustalla ovat monisyisiä ja kaikkea muuta kuin yksinkertaisia. Varsinkin suuremmat rakennushankkeet kuten Mall of Tripla ovat kuin valtavia kuhisevia muurahaispesiä satoine tai tuhansine yksittäisine toimijoineen.
Niin kutsutussa tavanomaisessakin rakennushankkeessa, kuten vaikkapa asuinkerrostalossa on muuttujia paljon alkaen urakoitsijoiden määrästä rakennustyömaalla ja heidän kanssaan laadituista sopimuksista.
Tilaajan tai tilaajien kanssa sovitut muutokset työssä ja materiaaleissa ovat riskin paikka hankkeen laskutuksen ja sitä kautta tuottavuuden ja kannattavuuden kannalta. Keskimäärin 10-20% laskutuksesta suomalaisessa rakennushankkeessa tulee nimenomaan lisä- ja muutostöistä. (VTT kirjallisuusselvitys).
Suomalaisen tutkimuksen mukaan rakennushankkeen tuottavuutta taas on mahdollista nostaa jopa 5% kun lisä- ja muutostöiden dokumentointi tehdään järjestelmällisesti ja kurinalaisesti alusta asti ja työmaalta toiselle.
Syyt tähän ovat ilmeisiä, kun niitä tutkii lähemmin: kaikki työ tulee laskutettua, kun epäselvät tilanteet vähenevät ja tieto kulkee paremmin laskutukseen. Näin oikeat asiat tulee laskutettua esimerkiksi materiaalien vaihdon osalta. Vastuut ja sovitut työt löytyvät kirjallisina, eikä mikään ole pelkästään suullisen “perimätiedon” varassa.
Moderni dokumentointi osallistaa koko ketjun
Nykyaikaisessa työn tekemisen ja dokumentoinnin mallissa jokainen urakoitsija on velvoitettu dokumentoimaan omat työvaiheensa.
Kun me puhumme modernista dokumentoinnista, emme tarkoita pelkästään pakkollisten raporttien mahdollisimman tehokasta täyttöä. Moderni dokumentointi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työn suorittamisessa tapahtuvista muutoksista ja sovituista lisätöistä tehdään sähköisesti allekirjoitettu ja tarvittaessa kuvallisesti täsmennetty sopimus heti kentällä urakoitsijan ja tilaajan edustajan välillä. Tämä on myöhemmin esimerkiksi laskutuksen ja johdon saatavilla ja käytettävissä. Pilvessä yhteisessä arkistossa jokaisella on omaan tehtäväänsä liittyvä materiaali saatavilla.
Lisä- ja muutostöiden hallinnan prosessi ei siis pelkästään selkeydy ja suoraviivaistu vaan se myös nopeutuu, kun ylimääräiset tarkastussoitot ja -sähköpostit laskutuksen ja työmaan välillä jäävät pois prosessista.
Tulevaisuuden malli on siis jatkuvasti päivittyvä näkymä työmaan tilasta pilvessä. Sopimukset ja työmaan vaiheet varmentuvat niin allekirjoituksin kuin aika- ja paikkaleimatiedoinkin helposti löydettävään muotoon. Tämä puolestaan tehostaa työtä sekä vapauttaa osaavien aikaa ns. oikeisiin töihin.
