Mobiilit dokumentointijärjestelmät ovat yleistyneet viime vuosina myös puhtauspalvelualalla.
Laadukas järjestelmä tehostaa työtä, lisää laatua ja sujuvoittaa työarkea. Uudet ominaisuudetmahdollistavat järjestelmien hyödyntämisen yhä laajemmin. Terveydenhuollossa ja laitoshuollossa on hyödynnetty mm. Kotopro Oy:n mobiilia dokumentointijärjestelmää hyvin kokemuksin.
Puhtauspalveluala on pitkälle itsenäistä ja tarkkaan aikataulutettua työtä: yhden työpäivän aikana voi olla useita kohteita eri puhdistustarpeineen ja menetelmineen. Lisäksi täytyy muistaa jokaisen siivouskohteen erityispiirteet ja huolehtia siitä, että oikea tieto, kuten tieto puhdistusaineiden loppumisesta tai korjaustarpeesta, menee eteen-
päin. Ajantasaisen kohdetiedon merkitys on oleellista laadukkaan siivouksen varmistamisessa. Tämän mahdollistaa parhaiten laadukas dokumentointijärjestelmä.
työpaikkaselvitysten tekemiseen. Kotopron avulla on kätevää kuvata kuvin ja sanoin
mm. siivoustyöhön liittyviä altisteita, jotta ne tulevat huomioiduksi työpaikan toiminta-
suunnitelmassa. Hyvin tehty toimintasuunnitelma lisää työturvallisuutta ja sitä kautta
työssä viihtyvyyttä.
Laadunvalvonnan tukena laadukas dokumentointijärjestelmä on helppokäyttöinen ja sen sisältö on virheetöntä, helposti saatavilla ja tarkoituksenmukaista. Parhaimmillaan se helpottaa puhtauspalvelualan ammattilaisten kiireistä työarkea, tehostaa kohteiden laadunvalvontaa ja helpottaa oleellisen tilatiedon jakamista reaaliaikaisesti. Keräätyvää dataa voidaan hyödyntää myös palvelujen kehittämisessä ja perehdyttämisessä. Terveydenhuollossa ja laitoshuollossa on saatu hyviä kokemuksia Kotopro mobiili dokumentointijärjestelmästä. Esimerkiksi terveysteknologiaan ja etäterveydenhuoltoon erikoistunut Medix 24 on keskittänyt ympärivuorokautisen lääkäripalvelutukensa tiedot Kotopro-järjes-
telmään ja auttaa konsultoivia lääkäreit sekä tiedon löytämisessä että hoitotyön raportoinnissa. HUS Asvia laitoshuolto puolestaan hyödyntääjärjestelmää sairaaloiden eri tilojen siivouksen laadun-
arvioinneissa ja siivouksen laaduntaso proteiinimittauksissa. Se on suunniteltu helpottamaan ja tehostamaan puhtaus-palvelualan työarkea ja laadunvalvontaa.
Kattavan dokumentoinnin ja työnohjauksen näppärä työkalu Kotopro on suunniteltu helpottamaan ja tehostamaan puhtauspalvelualan työarkea ja laadunvalvontaa. Sen avulla kohdetieto saadaan kattavasti talteen ja jaettavaksi: raportointi, tärkeän tiedon säilyttäminen ja kommunikointi työnjohdon,työntekijöiden ja asiakkaan välillä on selkeää ja vaivatonta. Jokaiselle asiakkaalle voidaan luoda oma kansio, josta löytyvät kattavat palvelusuunnitelmat ovikoodeista ja käytettävistä puhdistusaineista lähtien. Kun kaikki tieto on löydettävissä yhdestä ja samasta paikasta tie-
tosuojatusti, on sen jakaminen oikeille henkilöille helppoa. Järjestelmä mahdollistaa myös ns. hiljaisen tiedon säilymisen yrityksessä, vaikka työntekijät vaihtuisivatkin tai vaihtaisivat siivouskohdetta. Helppokäyttöisyyttä ja tehokkuutta lisää etenkin puhtauspalvelujen näkökulmasta se, että sovellus kirjoittaa puheen tekstiksi, ja valokuvat otetaan suoraan lomakkeelle. Sovelluksen moniurakoitsijalle, tehostaa työhön perehdyttämistä, koulutusta ja työnohjausta, mahdollistaa hiljaisen tiedo jakamisen ja säilyttämisen.
Juttu on julkaistu PuhtausTieto -lehden numerossa 4/2020. Lisätietoa https://www.puhtaus.fi/
Kotopro puhtausalalla – kuinka selvität sopiiko ohjelma sinulle?
