Ennen Kotopron käyttämistä Nuohous- ja ilmastointitohtorit Oy:n työntekijät kuluttivat huomattavan paljon työaikaa dokumentointiin, esimerkiksi kuvallinen IV-puhdistusraportti vei huomattavasti aikaa. Tehty työ kirjattiin ensin WhatsAppiin ja siirrettiin myöhemmin Word-dokumentteihin. Tekemistä haluttiin tehostaa, ja yrityksellä oli suunnitteilla tehdä itse toimivampi ja tarpeisiin sopivampi järjestelmä. Keskustelut Kotopron asiantuntijoiden kanssa kuitenkin osoittivat, ettei resursseja tarvitse käyttää järjestelmän luomiseen, vaan sellainen oli jo olemassa.
Nuohous- ja ilmastointitohtorit huolehtivat, että sisäilma on turvallista ja terveellistä hengittää. Palveluihin kuuluvat esimerkiksi ilmamäärien mittaukset, kuitukorjaukset ja ilmanvaihtokanavien puhdistukset sekä iv-koneiden modernisointi. Toiminnan tavoitteena on ennaltaehkäistä ja korjata sisäilmaongelmia. Jotta toiminnan laatutaso voidaan varmistaa ja näyttää myös asiakkaille, luodaan nykyään kaikesta tekemisestä dokumentti Kotopron järjestelmään.
–Kotopron ansiosta asiakkaamme näkevät reaaliaikaisesti, mistä projekti ja hinta koostuu. Kuvaamme työmaapäiväkirjaan kaiken pienimmistä huoltotöistä lähtien. Järjestelmästä löytyy jokaisen työvaiheen ennen ja jälkeen -kuvat. Asiakas saa aikajanan työajoista ja toimenpiteistä, joten mikään ei jää epäselväksi, kertoo Nuohous- ja ilmastointitohtoreiden myyntijohtaja Tomi Luomaluhta.
Dokumentointi tehostaa työtä rakennuksilla, myyntiä sekä valvomista
Nuohous- ja ilmastointitohtorit aloittivat Kotopron käytön vuoden 2017 lopulla. Käyttö on otettu kiinteäksi osaksi työntekoa, ja siitä kertovat myös raportointimäärät. Vuoden 2019–2020 aikana yritys toimitti asiakkailleen yhteensä 3931 sähköistä huoltoraporttia, puhdistus- ja huoltopöytäkirjaa sekä 772 ilmanvaihdon kartoitusraporttia. Dokumentointi on vaikuttanut sekä asiakaspalautteeseen, valvojien kokemuksiin että työn konkreettiseen tekemiseen.
–Työntekijämme ovat sitoutuneita Kotopron käyttöön, eikä siitä haluta luopua. Kaikki ymmärtävät ja ovat itse kokeneet järjestelmän edut ja työn tehostumisen. Sitä on myös helppo ja joustava käyttää. Voimme esimerkiksi luoda itse uusia raporttipohjia tarpeidemme mukaan, ja siihen kuluu aikaa vaivaiset 15 minuuttia. Lisä- ja muutostöitä varten järjestelmässä on oma dokumenttipohja, josta asiakas voi hyväksyä tarve-ehdotuksemme. Lisäksi saamme myös tehtyä työmailta toimintasuunnitelman siitä, mitä laadukkaan ilman varmistaminen vaatii seuraavan viiden vuoden aikana, ja tämä helpottaa myyntityötä, Luomaluhta sanoo.
Myös asiakkailta ja valvojilta saatu palaute on ollut positiivista. Valvojat ovat kokeneet käytön hyvänä uudistuksena, ja erityisesti valokuvien aikaleimat helpottavat työn seuraamista. Kattava dokumentointi on voinut jopa korvata jälkitarkastukset, sillä valvonta onnistuu reaaliaikaisesti.
–Dokumentoinnin vaikutuksia tarkastellessa ihmettelen todella, miksei tällaista laajempaa dokumentointia työvaiheista vaadita. Tämän avulla mahdollisiin ongelmatilanteisiin on niin helppo palata ja vaadittu laatutaso voidaan varmistaa, päättää Luomaluhta.
Kokeile lomaketta IV-puhdistusraportti Kotoprolla tästä
Kuinka käytät Kotoprota LVI-urakointiin – Lue lisää
