Kotopron perustaja Samuli Suomala kertoo, miten lentokoneet pysyvät ilmassa. Syynä eivät ole vain järeät moottorit vaan täydellisesti rakennettu tarkistuslista. Suomala on koulutukseltaan rakennusinsinööri, mutta hänellä on myös reservisotilaslentäjän tausta.
Suomalan mukaan rakennus- ja kiinteistöalalla dokumentointi voi olla kuin lentokoneen tarkistuslista. Turhan usein dokumentointi on epäjohdonmukaista. Tietoa työvaiheista kuitenkin edellytetään riskienhallintaa varten.
– Tiedot voivat olla levällään eri pikaviestimissä tai sähköposteissa. Kotopron palvelu toimii tarkkana silmäparina, joka tähystää joka ikisen työvaiheen systemaattisesti ja helppokäyttöisesti. Sen avulla uusi kaivinkonetta käyttävä työntekijä saa puhelimeensa linkin, joka auttaa tallentamaan kaikki olennaisimmat asiat helppokäyttöisesti.
Ristiriidoista selkeyteen dokumentoinnilla
Pahimmillaan rakennus- ja kiinteistöalan hankkeissa on iso määrä ristiriitoja ja tilaaja ja toteuttaja saattavat käyttää paljon resursseja niiden selvittämiseen. Kotopron järjestelmä tarjoaa aukottomuutta tällaisessa tilanteessa.
– Suomalaiset yleensä pitävät sanansa ja ovat rehtiä kansaa mutta se ei poista sitä tosiasiaa, että ilman systemaattista tiedon keräämistä ja dokumentointia muistetaan helposti jokin asia väärin. Esimerkiksi oliko kyseessä esimerkiksi kauppaan sisältynyt työ vai lisätyö?
Kerrostalon linjasaneeraus saattaa sisältää 100 asuntoa. On mahdollista, että monet lisätoiveet vaikkapa wc-tilan laattojen ulkoasun dokumentoidaan alusta lähtien väärällä tavalla. Suomala kertoo, että tehtäviä töitä voidaan puida urakoitsijan puolelta esimerkiksi pikaviestimissä miten sattuu.
– Sitten tilaaja sanoo, että nyt tuli vääränlainen lopputulos ja reklamoi. Tämän jälkeen tehdään uusi lasku, taas se reklamoidaan, ja työnjohtaja vaihtaa työpaikkaa. Lisätyöstä saatava kate on ehtinyt palaa jo monta kertaa laskutussäädössä. Tämä on tyypillinen ilmiö. Kotopron palvelu auttaa dokumentoimaan asian oikein, ja sovittu asia voidaan palvelun avulla kirjata varmaan talteen allekirjoituksineen kaikkineen.
Asumisen Tulevaisuus -hanke toi lisävaloa alan lukuihin
Pari vuotta sitten valmistuneessa Asumisen tulevaisuus -hankkeessa oli mukana 11 osapuolta, joihin lukeutuivat muun muassa VTT, Jyväksylän ylipisto, Tuusulan asuntomessujen puukerrostalohanke ja VALO Work -hotelli. Mukana hankkeessa oli myös useita isännöintialan yrityksiä. Kotopron osaksi tuli määritellä hankkeessa laadukkaan luovuttamisen minimidokumentaatio.
– Hankkeessa selvisi useampia rakentamiseen liittyviä ilmiöitä, joista neljä ovat myös maallikolle helposti ymmärrettäviä. Näistä neljästä ilmiöstä toteutettiin laskuri. Sadan suurimman rakennusliikkeen luvut osoittavat, että johdonmukaisella ja läpinäkyvällä dokumentoinnilla voidaan tehdä rakennushankkeita merkittävästi tuottavammin.
Suomala kertoo, että hankkeen kirjallisuusosiosta nousi esille yllättäviä tietoja.
– Kirjallisuusosiossa mainitaan esimerkiksi suomalainen rakennusalan tutkimus, josta käy ilmi, että mikäli lisämuutostöiden hallitseminen tehdään systemaattisesti ja kirjataan johdonmukaisesti, lisä- ja muutostöiden lisälaskutuspotentiaalia on peräti 5 prosenttia.
Asiakkaat mukana kehitystyössä
Kerrostalohankkeessa tilanne on helposti kaoottinen, jos esimerkiksi kylpyhuoneiden vedeneristyksen kalvonpaksuusmittausta ei löydy helposti ja kyseessä on vaikkapa 400 kylpyhuonetta. Kylpyhuoneita tekevän työntekijän tehtävä on ottaa tietyistä työvaiheista kuvat. Suomala kertoo, että Kotopron palvelu muistuttaa kuvan ottamisesta oikeassa järjestyksessä.
– Silloin kaksi negatiivista ilmiötä rakennusalalla muuttuvat huomattavasti parempaan suuntaan. Dokumentointi on oikeanlaista, ja harva haluaa ottaa kuvaa rumasta työnjäljestä.
Vaikeita ohjelmia on helppo tehdä. Niissä puuttuva käyttäjälähtöisyys loistaa poissaolollaan, ja toiminnallisuuksista uupuu monesti tarkoitusperä.
Kun Kotopron asiakkaat toivovat uusia ominaisuuksia, niitä priorisoidaan ja tarkastellaan. Suomala kertoo, että Kotopron asiakasraati voi äänestää, missä järjestyksessä kehityskohteet otetaan tarkemman suurennuslasin alle.
– Kun asiakkaat toimivat osana kehitystä, lopputuloksena on käyttäjälähtöinen palvelu. Sen sijaan, että järjestelmiä hallinnoitaisiin yrityksen väliportaasta, Kotopro on saavuttanut lattiatason tiedonkeräämisen läpimurron. Kotopro vähentää inhimillisyyttä ja lisää systemaattisuutta.
Vaikka olisi ollut lentokoneen kapteenina 40 vuotta, joka ikiseen lentoon on olemassa tarkistuslista siltä varalta, että moottori sammuu. Silloin tietyn tsekkilistan tietyt proseduurit on syytä panna täytäntöön.
