Yhdistystoiminta on tärkeä osa Suomalaista yhteiskuntaa. Suomesta löytyy kattava määrä niin urheiluun ja vapaa-ajan viettoon perustettuja kuin erilaisia yleishyödyllisiä palveluita tuottavia yhdistyksiä ja säätiötä. Puhumattakaan lukuisista poliittisista puolueista, omakotitaloyhdistyksistä tai vaikkapa yksityistien hoitoon perustetuista tienhoitoyhdistyksistä.
Yhdistystoimintaa harjoitetaan usein vapaaehtoisvoimin tai niukoilla resursseilla, eikä toimintaa helpottavien työkalujen etsimiseen ja hankkimiseen ole aikaa. Toiminnan avoin ja tasa-arvoinen tiedottaminen jäsenistölle on yhdistyksen tärkeä tehtävä, jota edustaa erilaiset kokoukset. Kokousten esityslistat, liitteet, muistiot, kuvat ja varsinainen kokouksen pöytäkirja tuottavat välillä päänvaivaa. Mistä löytää sopivat asiakirjapohjat? Miten tiedottaa hallitusta ja jäsenistöä sääntömääräisistä asioista? Entä ovatko kaikki liitteet mukana ja saatavilla? Toisaalta yhdistyksellä tai säätiöllä voi olla salassapidettäviä muistiota, joiden lähettäminen s-postin liitteenä on vähintäänkin arveluttavaa.
Valmiit asiakirjapohjat kaikkiin yhdistys- ja säätiötoimminan tarpeisiin
Kotopro tarjoaa yhdistyksille helpon ja vaivattoman työkalun erilaisten dokumenttien hallintaan ja jakamiseen. Tietosuojaturvatun alustan kautta voidaan valmiisiin asiakirjapohjiin kirjata niin esityslistat, muistiot kuin pöytäkirjat. Liitteet ja kuvat tallennetaan suoraan oikeaan kohtaan esityslistalla. Tietoa voidaan jakaa suojatusti kaikille asianomaisille henkilöille ja se on aina ajantasaista. Lomakkeissa on kommentointimahdollisuus, joka helpottaa pöytäkirjojen tarkistusta ja valmistelevia kokouksia. Kaikista kirjauksista jää aikaleima ja kommentoijan nimi.
Kuluveloitukset voidaan kirjata suoraan taulukkoon, ottaa kuiteista kuva ja laskea kokouspalkkiot. Dokumentin voi jakaa suoraan kirjanpitäjälle kätevästi ja kaikki tarvittavat tositteet kulkevat kuvina mukana.
Sähköisen allekirjoituksen suomat mahdollisuudet
Sähköinen allekirjoitus helpottaa sihteerin työtä, kun allekirjoituksia ei tarvitse metsästää jälkikäteen. Pöytäkirjojen tarkistus ja talousasioiden käsittely ja hyväksyntä hoituvat helposti vaikka etänä; tietoturvasuojatusti. Joustavat ja kattavat digitaaliset asiakirjapohjat mahdollistavat kokoustamisen myös verkon kautta, eikä fyysisiä kokouksia tarvitse aina järjestää. Tämä helpottaa hallituksen jäsenten työtä ja mahdollistaa asioiden joustavaa hoitoa myös pitkien välimatkojen päästä.
Olisiko aika päivittää yhdistyksen toiminta digitaaliseen aikaan? Kotopro on kotimainen luotettava toimija ja alustatalouden edelläkävijä. Tuotetta käyttää jo yli 700 yritystä 35000 lomakkeen voimin. Kotopron yhdistyspaketti sopii niin pienille yhdistyksille kuin suurille organisaatioille. Kysy rohkeasti lisää ja koe hallitustyöskenlyn helppous ja vaivattomuus.
Taru Huokuniemi
Digisovellusasiantuntija
Kotopro Oy
taru.huokuniemi@kotopro.fi
+358407612822
