”Aikoinaan, kun teimme raportit Wordina, saimme todella paljon huomautuksia siitä, että meidän raportit ovat myöhässä ja niissä oli pieniä virheitä ja puutteita”, muistelee Tarkkanen aikaisempaa toimintatapaa. Raporttien teko tahtoi viivästyä ja asiakas joutui odottamaan turhan pitkään, että raportti varmistui ja töitä voitiin jatkaa. Ensin käytiin kohteessa, otettiin siellä kuvat ja tehtiin muistiinpanot. Word-dokumentti tehtiin toimistolla jopa työpäivän jälkeen. Tekstit kirjoitettiin puhtaaksi ja liitettiin kuvat dokumentteihin. Tarvittaessa jouduttiin käymään vielä työmaalla tarkentamassa unohtuneita ja puuttuvia asioita ja ottamassa lisäkuvia ja niitä sitten täydennettiin raporttiin jälkikäteen.
”Etsimme digitaalisen raportoinnin järjestelmää nopeuttamaan ja laadullistamaan raportin kirjoittamista”, kertoo Tarkkanen ongelman ratkaisuvaiheista. Yritys kävi läpi erilaisia vaihtoehtoja ja he päätyivät siihen, että Kotopro on heille paras vaihtoehto koska sinne on voinut tehdä valmiit raporttipohjat, raporttiin on helppo liittää kuvat ja sanella tekstit.
Insinööritoimisto Tarkkanen Oy käy tarjousvaiheessa kohteessa ja räätälöi raporttipohjan juuri siihen kohteeseen ja asiakkaan tarpeisiin sopivaksi.
”Raportti lähtee nopeammin kuin me lähdemme kohteesta pois”
”Nykyään kun teemme raportit Kotoprolla paikan päällä niin asiakas saa raportin välittömästi eikä siellä ole mitään puutteita ja virheitä. Monesti raportti lähtee nopeammin kun me lähdemme kohteesta pois”, kertoo Tarkkanen. Kotoprossa on mietitty raporttipohja valmiina, joten kaikki kohdat on pakko käydä läpi ja täydentää. Mitään ei unohdu.
”Enää raportit eivät ole myöhässä ja raportit ovat täydellisiä, koska räätälöidyssä raportissa on valmiiksi kohdat, mihin pitää vastata. Jos kaikkiin kohtiin on vastattu, niin raportti on täydellinen ja juuri asiakkaan toiveiden mukainen. Asiakkailta on tullut kehuja”, kuvailee Vesa Tarkkanen nykyistä nopeaa ja joustavaa raportointisysteemiä. Kotopro helpottaa työntekijöiden työtaakkaa oleellisesti ja lyhentää työaikaa. Ylitöihin ei tarvitse enää jäädä toimistolle kirjoittamaan raportteja.
Nyt kun tutkimus tehdään Kotoprolla, voidaan käyttää enemmän aikaa kohteessa kun raportti syntyy automaattisesti paikan päällä. Kun käytössä on valmis raporttipohja, kaikki asiat täytyy käydä läpi eikä mikään unohdu. Raporttiin voidaan myös helposti lisätä tietoja, joita asiakas haluaa. Esim. rakenteiden paksuuksia tai muuta juuri tähän kohteeseen liittyviä tarpeellisia tietoja.
Insinööritoimisto Tarkkanen on ryhtynyt tekemään yhteistyötä Hissitaito Oy:n kanssa asbestikartoituksissa. Prosessi etenee niin, että Hissitaidon asiantuntija käy kohteessa ja ottaa sieltä tarvittavat valokuvat. Insinööritoimisto Tarkkasen tekninen asiantuntija tutkii kuvista, että onko kohteessa käytetty asbestia ja pyytää tarvittaessa lisäkuvia. Kotopron avulla voidaan myös keskustella sekä antaa neuvoja ja palautetta ajantasaisesti. Jos todetaan, että kohteessa on käytetty asbestia, Insinööritoimisto Tarkkasen asiantuntija menee paikalle ja tekee kuvallisen asbestikartoituksen. Tämä dokumentti liitetään osana Hissitaidon kohdedokumenttiin.
