Digitaalinen dokumentointi- ja tiedonkeruualusta on osoittautunut tehokkaaksi keinoksi ehkäistä vuokraustoiminnassa syntyviä mahdollisia epäselvyyksiä sekä kehittää kiinteistönvälityspalvelua. Digitaalisuuden avulla voidaan nyt turvata vuokralaisten ja vuokranantajien oikeuksia, sekä tehostaa asuntoaan myyvän ja kiinteistönvälittäjän välistä yhteistyötä.
Kun asunnon tai kiinteistön vuokralainen vaihtuu, on tärkeää, että asunnon nykykunto saadaan dokumentoitua luotettavasti. Tällä ehkäistään tehokkaasti mahdollisesti syntyviä yleisiä riitatilanteita sekä mahdollisia vahinkoja. Kiinteistönvälittäjän työtaakkaa keventää puolestaan mahdollisuus kerätä kuva- ja taustatietoja myös digitaalisesti.
Perinteikäs yksityinen jyväskyläläinen kiinteistövälitysyritys LKV Hildén otti pilotoitavaksi ensimmäisten kiinteistönvälitysyritysten joukossa yrityksen liiketoimintaa varten räätälöidyn Kotopron dokumentointijärjestelmän. Jo ensimmäiset asiakasyhteydet osoittivat järjestelmän auttavan kiinteistönvälittäjää tiedonkeruussa luotettavasti, ja yritys otti järjestelmän käyttöönsä pysyvästi.
Yrityksen liiketoimintaa varten räätälöity järjestelmä on ollut käytössä etenkin yrityksen arviolausuntojen valmistelutyössä sekä varsinkin kauempana sijaitsevien asuntokohteiden myynnin ennakkoarvioinnissa. Tällöin kiinteistönvälittäjä on valtuuttanut asiakkaan ottamaan käyttöönsä linkin, jolla hän on voinut käyttää sovellusta. Sovelluksen avulla on voitu koota ohjeiden mukaan katselmus talosta tai asunnosta. Tehdyn etäarvion perusteella kiinteistönvälittäjä on laatinut asunnon tai kiinteistön arvion tai ennakkovälitystarjouksen myytävästä kohteesta.
Uusi dokumentointijärjestelmä on tuonut välittäjälle ajansäästöä ja tarjonnut mahdollisuuden kohdistaa resursseja aiempaa tehokkaammin.
“Merkittävä osa työajastani kuluu yleensä arviokäynteihin ja kaupanvahvistuksiin. Nyt olen voinut keskittyä asiakkaan toimeksiantoihin jopa aiempaa paremmin. Kotopron dokumentointi- ja tiedonkeruualusta on alkukartoitustyökalu ja järjestelmä, joka on lisännyt omaakin tuottavuuttani” toteaa LKV Hildénin yrittäjä, toimitusjohtaja Mikko Hildén.
“Meillä järjestelmän käyttö lisääntyy koko ajan. Tulevaisuudessa alallamme tarvitaan ketteriä tapoja toimia. Digitaalisen palvelun avulla eri kohteista saadaan tarkat perustiedot, joiden ansiosta voin keskittyä työni keskeisiin osiin. Asiakkaani ovat osanneet heti käyttää sovellusta ja olleet tyytyväisiä toimeksiantojen nopeaan etenemiseen. Varsinkin näin korona-aikana on arvostettu mahdollisuutta hoitaa asioita myös etänä” Hildén jatkaa.
Vuokranantajan ja vuokralaisen turvaksi
Vuokralaisen vaihtuessa on haasteena saada luotettava tieto asunnon kunnosta vuokrasuhteen alussa sekä vuokranantajalle että vuokralaiselle. Tästä epäselvyydestä koituu usein Kuluttajaviraston kuluttajaneuvonnassa tai pahimmillaan jopa oikeudessa ratkottavia riitoja vuokranantajan ja vuokralaisen välillä.
Lahden Isännöitsijätoimisto Oy:hyn kuuluva LIT Vuokrahuoneistot ratkaisee ongelmaa tekemällä jokaisessa vuokrattavassa huoneistossa huoneistotarkastuksen. Aiemmin huoneiston kuntotarkastus kirjattiin paperille ja arkistoitiin. Nyt käytössä olevan Kotopron dokumentointijärjestelmän avulla vuokrahuoneiston kuntotarkastustiedot tallennetaan digitaalisesti omalle alustalleen. Alusta on suunniteltu LIT Vuokrahuoneistojen huoneistotarkastusmallin pohjalta vuokravälittäjän tarpeiden mukaisesti.
“Kotopron käyttöönotto on helpottanut huoneistotarkastuksiamme ja antaa nyt kiistattoman tiedon siitä, missä kunnossa vuokra-asunto on ollut. Vuokrasuhteen päättymisen jälkeisiä kiistoja ei pääse syntymään, kun kaikki tarvitsemamme yksityiskohtaiset tiedot valokuvineen ovat dokumentoituina ja tallennettuina uuden vuokralaisen, vuokranantajan että vuokravälittäjän käyttöön” kertoo LIT Vuokrahuoneistojen vastaava hoitaja Jaana Nikula.
Sekä vuokralaiset että asunnonomistajat ovat tyytyväisiä siitä, että nyt asunnon kuvat ja muut huoneistotarkastuksen tiedot ovat kaikkien osapuolien saatavilla ja luotettavasti kirjattuina. Asiakirjat voidaan myös allekirjoittaa samassa järjestelmässä.
“Järjestelmä on tullut suureen tarpeeseen. Kaikki osapuolet saavat turvaa Kotoprosta. Toki ristiriitaa voi tulla edelleenkin esimerkiksi huoneiston normaalista kulumisesta, mutta alamme ohjeistukset auttavat selvittämään niitä harvinaisia tilanteita. Tärkeintä on, että nyt huoneiston kunto on osapuolten hyväksymällä tavalla dokumentoituna ja arkistoituna” sanoo Nikula.
