Älä dokumentoi virheitä ja puutteita, dokumentoi laatua.

Helppo tiedon tallentaminen kentällä on mahdollistanut siirtymisen työmaan virheiden ja puutteiden kirjaamisesta laadun dokumentointiin.

Videolla ja tässä jutussa havainnollistan, miten laadun dokumentointi ja reaaliaikainen seuranta sujuu julkisivuremonttiprojektissa lohko- ja työvaihetasolla.

Video: työn dokumentointi julkisivukuvaan

Julkisivukuvaan dokumentoinnin edut

• Hox! kuva voi olla mikä tahansa pohjakuva, havainnekuva, kaavakuva ym...
  
• Tieto tallentuu kohteittain, lohkoittain (tai vaikka huoneittain) ja työvaiheittain.
  
• Oikea tieto löytyy helposti vuosienkin päästä (lohkon, työvaiheen, huoneen ym. avulla).
  
• Lisä- ja muutostyösopimukset voidaan tehdä kuvaan merkaten. Näin tiedetään mistä lohkosta tai vaikka huoneistosta puhutaan.
  
• Lisä- ja muutostyötilaukset voidaan myös vahvistaa ohjelman sisällä hetkessä. Ei turhaa odottelua!
  
• Dokumentti toimii työtä ohjaavana välineenä, työohjeena ja tarkastuslistana.
  
• Julkisivukuvaan lisätyt täpät kertovat mitä halutaan dokumentoitavan ja mitkä asiakirjat pitää täyttää. Dokumentoinnista tulee määrämuotoista ja riskipaikat tulee dokumentoitua kunnolla.
  
• Työn johtaminen helpottuu. Kohteesta muodostuu reaaliaikainen tilannekuva. Tämä auttaa työnjohtajaa tai vaikka projektipäällikköä seuraamaan useita kohteita reaaliajassa.
  
• Tieto kerätään oikeasti kenttätasolta. Kuka tahansa osaa ja voi käyttää ohjelmaa ja käytön aloitus on helppoa.
  
• Pakollisten dokumenttien ja raporttien (esim. luovutusaineisto) teko helpottuu ja siitä tulee proaktiivista. Dokumentit on myös helppo liittää oikeaan työvaiheeseen, projektiin ja lohkoon (ks. ”täppääminen” tekstin loppupuolella).
  
  

Virhe- ja puutelistojen keräämisestä kohti laadun dokumentointia ja tehokkaampaa johtamista

Tämä aihe on suoraa jatkoa edelliselle blogikirjoitukselleni joka koski “työmaiden turaamista” ja ratkaisuista siihen: https://www.kotopro.com/2022/02/16/tyomaiden-turaaminen-ongelma-jota-edes-hyva-suunnittelu-tai-erpt-eivat-ole-pystyneet-ratkaisemaan-mutta-nyt-siihen-on-helppo-ratkaisu/

Tällä hetkellä yleisimpiä työmailla käytettäviä järjestelmiä ovat esim. TR-mittarit ja ViPu-listojen tekemiseen tarkoitetut järjestelmät. Kotoprollakin näitä pystyy tekemään, mutta mielestäni nämä eivät ole niitä tärkeimpiä asioita, joiden tekemistä kannattaa optimoida. Niillä ei juuri tuottavuus ja kannattavuus nouse. 

Toki on tärkeää tehdä turvallisuushavainnot sekä ViPu-listat näppärästi, mutta eikö tärkeämpää olisi miettiä että kuinka voisimmekaan lyhentää niitä ViPu-listoja? Kotopro oikein käytettynä tekee juuri sen: nostaa laatua, vähentää virheitä ja parantaa kannattavuutta.

Kotopron näkökulmasta esim. pohja- tai julkisivukuvaan on virheen tai puutteen sijasta paljon hienompaa “merkata” työohje urakoitsijalle jo ennen työn suoritusta. 

Urakoitsija voi avata tämän “täpän” kuvasta, ja dokumentoida siitä aukeavaan lomakkeeseen omat työnsä erittäin helposti. Lomake on rakennettu juuri halutunlaiseksi ko. urakoitsijaa varten ja se ohjaa esim. ottamaan tietyistä työvaiheista kuvat. 

Lomake siis ohjaa tekijää toimimaan halutulla tavalla ja samalla sen seurauksena laatu nousee ja ViPu-listat lyhenevät. Samalla urakoitsija ihan ohimennen dokumentoi oman työnsä riittävällä tasolla ja muut osapuolet voivat sitä seurata reaaliajassa. Läpinäkyvyys eri osapuolille nousee aivan uudelle tasolle ja myös esim. valvojien työt helpottuvat huomattavasti.

Näin pääsemme reaktiivisesta ja jälkijättöisestä virheiden havainnoinnista, merkkaamisesta ja korjaamisesta proaktiiviseen laadun dokumentointiin! 

Tulemme julkaisemaan lähiaikoina lisää tästä aiheesta ja näytämme käytännön esimerkkejä erityyppisille urakoitsijoille. Tässä kuitenkin jo maistiainen siitä, miten julkisivukuvaan voidaan näppärästi kiinnittää työohjeet ja valmis dokumentointilomake vaikkapa lohkoittain, ja jakaa se suoraan urakoitsijalle.

Urakoitsijalle valmiit täpät kuvaan lohkoittain, joista aukeaa työohjeet ja työn dokumentointilomake

Täpästä aukeaa lomake

Lomakkeeseen saadaan juuri halutunlainen rakenne ja sisältö, joka voidaan jakaa suoraan urakoitsijalle, työmaalla mobiililaitteella täytettäväksi

Kuvia työvaiheista sekä työn & dokumentaation hyväksyntä

Tämä tapa tuo suurta helpotusta työmailla moniin käytännön asioihin ja ongelmiin, esim:

• Ohjaa ja helpottaa kaikkien osapuolien toimintaa, mm:
  • Hahmottamista, mitä urakkaan kuuluu
  • Kertoo ja näyttää suoraan todella helposti sen, että mitä tarvitsee missäkin kohtaa dokumentoida, ja miten
• Tällä tyylillä tehtynä ohjaavat dokumenttipohjat auttavat todella paljon mm. seuraaviin asioihin:
  • Tiedetään, mitä vaaditaan → se on selvästi ilmaistu merkintöjen takaa löytyvissä lomakepohjissa
  • Maksueriin liittyvien töiden eteneminen täysin läpinäkyvää
  • Virhe- ja puutelistat lyhenevät radikaalisti
    
    

Ville Kaksonen
Teknologiajohtaja / CTO
+358 50 346 3359
ville.kaksonen@kotopro.fi

——————————————————————————————————————–

Haluatko jutella lisää asiasta?

Varaa kalenterista 30 minuutin etäpalaveriaika ja toimialasi parhaiten tunteva ammattilaisemme esittelee juuri sinun toimialasi käyttöön tehtyjen lomakkeiden avulla kuinka:

1. Saat oman työporukkasi tai aliurakoitsijasi mukaan dokumentoimaan HELPOSTI
2. Parannat laatua
3. Vähennät työmaan riskejä ja laatuvirheitä
4. Parannat tulostasi

Konsultointi on maksuton.

Pysy kuulolla – Kotoprolta on tulossa lisää mullistavia asioita rakennus- ja kiinteistöalalle ihan lähiaikoina!