Älä dokumentoi virheitä ja puutteita, dokumentoi laatua

Helppo tiedon tallentaminen kentällä on mahdollistanut siirtymisen työmaan virheiden ja puutteiden kirjaamisesta laadun dokumentointiin.

Tämä aihe on suoraa jatkoa edelliselle blogikirjoitukselleni, joka koski “työmaiden turaamista” ja esittelee ratkaisun siihen.

Tällä hetkellä yleisimpiä työmailla käytettäviä järjestelmiä ovat esim. TR-mittarit ja ViPu-listojen tekemiseen tarkoitetut järjestelmät. Kotoprollakin näitä pystyy tekemään, mutta mielestäni nämä eivät ole niitä tärkeimpiä asioita, joiden tekemistä kannattaa optimoida. Niillä eivät juuri tuottavuus ja kannattavuus nouse.

Virhe- ja puutelistojen keräämisestä kohti laadun dokumentointia ja tehokkaampaa johtamista

Toki on tärkeää tehdä turvallisuushavainnot sekä ViPu-listat näppärästi, mutta eikö tärkeämpää olisi miettiä, kuinka voisimmekaan lyhentää niitä ViPu-listoja? Kotopro oikein käytettynä tekee juuri sen: nostaa laatua, vähentää virheitä ja parantaa kannattavuutta.

Työohjeiden kiinnitys julkisivukuvaan

Kotopron näkökulmasta esim. pohja- tai julkisivukuvaan on virheen tai puutteen sijasta paljon hienompaa “merkata” työohje urakoitsijalle jo ennen työn suoritusta. Julkisivukuvaan voidaankin näppärästi kiinnittää työohjeet ja valmis dokumentointilomake vaikkapa lohkoittain, ja jakaa se suoraan urakoitsijalle.

Näin pääsemme reaktiivisesta ja jälkijättöisestä virheiden havainnoinnista, merkkaamisesta ja korjaamisesta proaktiiviseen laadun dokumentointiin! 

Video: työn dokumentointi julkisivukuvaan

Valmis lomake ohjaa urakoitsijan työtä ja dokumentointia

Urakoitsija voi avata merkinnän eli “täpän” kuvasta, ja dokumentoida siitä aukeavaan lomakkeeseen omat työnsä erittäin helposti. Lomake on rakennettu juuri halutunlaiseksi ko. urakoitsijaa varten ja se ohjaa esim. ottamaan tietyistä työvaiheista kuvat. Lue lisää ohjaavien dokumenttipohjien käytöstä.

Lomake siis ohjaa tekijää toimimaan halutulla tavalla ja samalla sen seurauksena laatu nousee ja ViPu-listat lyhenevät. Samalla urakoitsija ihan ohimennen dokumentoi oman työnsä riittävällä tasolla ja muut osapuolet voivat sitä seurata reaaliajassa. Läpinäkyvyys eri osapuolille nousee aivan uudelle tasolle ja myös esim. valvojien työt helpottuvat huomattavasti.

Käytön hyödyt

Esitelty tapa tuo suurta helpotusta työmailla moniin käytännön asioihin ja ongelmiin. Se ohjaa ja helpottaa kaikkien osapuolien toimintaa. Virhe- ja puutelistat lyhenevät radikaalisti!

Ohjaavat dokumenttipohjat ovat suureksi hyödyksi mm. seuraavissa tilanteissa:

1. Työn suunnittelu- ja toteutusvaiheessa

  • Ne auttavat hahmottamaan, mitä urakkaan kuuluu.
  • Lomake kertoo ja näyttää helposti sen, mitä ja miten tarvitsee missäkin kohtaa dokumentoida.
  • Tekijä tietää, mitä vaaditaan, sillä se on selvästi ilmaistu merkintöjen takaa löytyvissä lomakepohjissa.
  • Dokumentti toimii työtä ohjaavana välineenä, työohjeena ja tarkastuslistana.
  • Julkisivukuvaan lisätyt täpät kertovat mitä halutaan dokumentoitavan ja mitkä asiakirjat pitää täyttää. Dokumentoinnista tulee määrämuotoista ja riskipaikat tulee dokumentoitua kunnolla.
  • Työn johtaminen helpottuu. Kohteesta muodostuu reaaliaikainen tilannekuva. Tämä auttaa työnjohtajaa tai vaikka projektipäällikköä seuraamaan useita kohteita reaaliajassa.

2. Sopimuksiin, tilauksiin ja maksuihin liittyvissä asioissa

  • Maksueriin liittyvien töiden eteneminen on täysin läpinäkyvää.
  • Lisä- ja muutostyösopimukset voidaan tehdä kuvaan merkaten. Näin tiedetään mistä lohkosta tai vaikka huoneistosta puhutaan.
  • Lisä- ja muutostyötilaukset voidaan myös vahvistaa ohjelman sisällä hetkessä. Ei turhaa odottelua!

3. Tiedon keräämisessä ja säilyttämisessä

  • Tieto kerätään oikeasti kenttätasolta. Kuka tahansa osaa ja voi käyttää ohjelmaa ja käytön aloitus on helppoa.
  • Tieto on tallennettu kohteittain, lohkoittain (tai vaikka huoneittain) ja työvaiheittain.
  • Oikea tieto löytyy helposti vuosienkin päästä (lohkon, työvaiheen, huoneen ym. avulla).
  • Pakollisten dokumenttien ja raporttien (esim. luovutusaineisto) teko helpottuu ja siitä tulee proaktiivista. Dokumentit on myös helppo liittää oikeaan työvaiheeseen, projektiin ja lohkoon.

Tulemme julkaisemaan lähiaikoina myös lisää tästä aiheesta ja esittelemme käytännön esimerkkejä erityyppisille urakoitsijoille. Lue lisää ohjaavien dokumenttipohjien käytöstä ja pysy kuulolla – Kotoprolta on tulossa lisää mullistavia asioita rakennus- ja kiinteistöalalle ihan lähiaikoina!

Jos et vielä käytä Kotoprota, aloita 7 päivän maksuton kokeilujakso ja kokeile itse merkkausten tekoa. Ohjelma on helppo kenen tahansa käyttää ja ottaa käyttöön. Voit myös varata ajan maksuttomaan konsultointiin, niin kerromme sinulle, kuinka parhaiten hyödynnät dokumentointia toimialallasi.

Rekry: Senior Software Developer

Haluatko tulla mukaan menestystarinaan? Kotopro kasvaa vauhdilla ja haemme joukkoomme uusia vastuunkantajia. Kotopro on osa kotimaista Admicom -konsernia.

Lue lisää

Kotopro osaksi Admicomia – yrityskauppa avaa uusia mahdollisuuksia tuotekehitykseen ja kansainvälistymiseen

Admicom Oyj ostaa dokumentinhallinnan ohjelmistoratkaisuihin erikoistuneen Kotopro Oy:n koko osakekannan. Kotopro Oy:n liiketoiminta ja palvelut jatkuvat kaupan myötä ennallaan. Järjestelyn kokonaisarvo on 15,3 miljoonaa euroa.

Lue lisää

Kotopro uudistuu täysin – uusi käyttöliittymä ja nettisivut julkaistu! 

Täysin uudistunut Kotopro on nyt julkaistu! Sekä käyttöliittymä että ulkoasu on rakennettu uudestaan kevään aikana.

Lue lisää