Dokumentit kerralla kuntoon – Hannoa Oy pääsi eroon paperilapuista

Hannoa oy jätepisteen tarkastus
Hannoan väki tuntee suomalaisten taloyhtiöiden jätepisteet

Kierrätys monipuolistuu ja laajentuu jatkuvasti, ja siksi myös jätepisteiden suunnittelu ja toteutus ovat merkittävässä roolissa asunnon arvonkin kannalta. Hannoa Oy on erikoistunut asuinympäristöjen jätepisteiden suunnitteluun. Yrityksen toimenkuvaan kuuluu niin jätepisteiden suunnittelu ja toteutus kuin huolto- ja tarkastustoimenpiteet ympäri Suomen. Hannoa halusi tehostaa jätepisteiden kiertämistä ja kartoituksiin sekä tarkastamiseen liittyvistä paperilapuista eroon. Nyt dokumentointi saadaan kerralla kuntoon Kotopron järjestelmää hyödyntämällä.

Kotopron dokumentointijärjestelmää Hannoa on käyttänyt lähes neljän vuoden ajan. Nopeakäyttöinen ja monipuolinen dokumentointijärjestelmä tehostaa työtä ja helpottaa toimintaa, kun eri alueita kierretään ja tarpeita kirjataan ylös. Lisäksi järjestelmä on eduksi, kun työntekijöiden tulee raportoida huolloista ja siivouksista sisäisesti. 

– Jätepisteiden huollot ja asennus ovat dokumentointimme ensisijaisia kohteita. Kotopron ansiosta saamme raportit asiakkaalle, eli taloyhtiölle tai taloyhtiön hallitukselle, sujuvasti. Digitaalinen muoto mahdollistaa paljon – voimme toimittaa raportit asiakkaan toiveita kuunnellen ja lisäksi työntekijämme hyötyvät, jos meidän tarvitsee seurata esimerkiksi jätemäärän kehittymistä. Aiemmin toimitimme raportit manuaalisesti valvojalle. Nykyään Kotopron ansiosta kaikki tiedot löytyvät jälkikäteen ja seuranta on mahdollista, kertoo Hannoan toimitusjohtaja Juha-Pekka Kotro

Kenttätöissä tarvitaan toimiva moderni dokumentointijärjestelmä
Jätepisteellä: on parempi kun turhista papereista päästään eroon ja kaikki raportointi pystytään hoitamaan kännykällä.

Moderni dokumentointi hyödyttää sekä työntekijää että asiakasta

Jätehuoltoon kuuluu paljon jalkatöitä. Pisteitä kierretään konkreettisesti, ja työnteon helpottamiseksi erilaisista paperilapuista haluttiin eroon. Nyt mobiililaite riittää dokumenttien tekemiseen. 

–Teemme paljon kierroksia eri taloyhtiöissä, ja ennen jouduimme käyttämään työaikaamme raporttien muokkaamiseen, siirtelyyn ja toimittamiseen. Nyt koko raportin saa kerralla kuntoon, eikä lomakkeita tai muita dokumentteja tarvitse enää siirtää erikseen tiedostoihin. Raporttimme ovat aina ytimekkäitä, selkeitä ja yhdenmukaisia. Kotopron dokumentti varmistaa, että toiminnallamme ja raportoinnillamme on standardit. Myös asiakkaat ovat tyytyväisiä – asiat ovat oikeasti löydettävissä, ja siitä on tullut positiivista kommenttia. Lisäksi esimerkiksi ilkivaltatapauksissa voimme todistaa, ettei meidän toiminnassamme ole ollut moitteita, kun työmme jälki on kuvattu, Kotro kertoo.

Toimintatapojen muuttaminen modernimpaan suuntaan hoitui sujuvasti. Erityisesti raporttipohjan muokkaus juuri Hannoan tarpeisiin auttoi työyhteisön sopeutumista muutokseen. Nyt käyttö on itsestäänselvyys, ja tehokkaamman työskentelytavan edut näkyvät päivittäin. 

–Tehokkaamman dokumentoinnin hyödyt näkyvät vielä usean vuoden käytön jälkeenkin – tai jopa erityisesti näin pidemmällä tähtäimellä. Huomaan selvästi, että toimintamme on tehokkaampaa ja turhat välivaiheet ovat jääneet kokonaan pois, kiittelee Kotro.

Dokumentointi kentällä
Näin sujuu dokumentointi kentällä.

Katso miltä näyttää Hannoan huoltokäynti
tai Kokeile raportin täyttöä puhelimella tästä linkistä

Jaa tämä artikkeli

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

Samankaltaisia uutisia

Lataa esimerkkiraportti

Get the coolest tips and tricks today

This ebook will change everything you ever thought about relationships and attachment. Find the secret to connecting better and faster

Lataa opas napista

Täytä yhteystietosi ladataksesi esimerkkiraportin.
  • Hidden
    Kotopro käyttää rekisteritietoja markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Lisätietoja rekisteristä ja tietojen käytöstä saat tietosuojaselosteestamme: tietosuojaseloste
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.