Kasvavan liiketoiminnan myötä raportointiin kului liikaa aikaa – Entavision ratkaisi ongelman

Entavision
Entavision Oy on rakennusterveyden asiantuntijapalveluita tarjoava yritys, joka huolehtii kuntotutkimuksista ja -tarkastuksista sekä näihin liittyvistä mittauksista sekä valvonta- ja suunnittelutyöstä. Toiminnan laajenemisen myötä huomattiin, että raportointiin kului liikaa aikaa, ja sen vuoksi erilaisia ratkaisuja ryhdyttiin kartoittamaan. Lopulta käyttöön valikoitui Kotopron dokumentointijärjestelmä. Kotopro on ollut Entavisionin käytössä vuodesta 2018, ja yrityksen kaikki työntekijät käyttävät Kotoprota tehostamaan työn tarkastamista.

Kotopron käyttö aloitettiin pesuhuonevalvonnoista ja käyttöä laajennettiin monipuolisesti linjasaneerausvalvontaan. Kun käyttö oli tuttua, alettiin järjestelmää hyödyntää enenevissä määrin myös kuntotarkastuksiin ja -tutkimuksiin omakotitaloista kuntien käytössä oleviin kymmenien tuhansien neliöiden rakennuksiin. Kotopron järjestelmälle on siis yhden yrityksen sisällä lukuisia eri käyttökohteita.

Aluksi tarve raportoinnin kehittämiselle lähti pesuhuonevalvonnasta. Toimintamme laajentuessa ja työntekijöiden määrän kasvaessa toimintatapojen päivittäminen tehokkaammaksi oli välttämätöntä – Word-raportointi ei enää vastannut toimintamme tarpeisiin, ja raportointiin kului aivan liikaa aikaa ja vaivaa.” kertoo Entavisionin kuntotutkija Jaakko Salmela

Kun tehokkaampaa raportointitapaa lähdettiin etsimään, eri vaihtoehtoja ja ratkaisuja vertailtiin huolellisesti. Lopulta järjestelmäksi valikoitui Kotopro, sillä sen käyttöliittymä kohtasi Entavisionin tarpeiden kanssa ja käyttöönotto vaikutti tarpeeksi yksinkertaiselta. 

Kuntotutkimuksia tehdessä on oleellista saada kaikki kuvat tallennettua suoraan oikeaan paikkaan.

Muokattavuus on vahvuus, kun tekeminen on monipuolista

Alun perin Kotopro valittiin käyttöön juuri sen helppokäyttöisyyden vuoksi. Järjestelmää muokattiin käyttökokemusten myötä vastaamaan juuri Entavisionin työntekijöiden tarpeita. Muokkauksien myötä koko työyhteisö saatiin käyttämään Kotoprota.

”Yhteistyö synnyttää useimmiten parhaan lopputuloksen, ja onkin hienoa, että Kotopro aidosti kuuntelee asiakastaan. Toimintamme alkupuolella halusimme järjestelmästä mahdollisimman yksinkertaisen ja helpon. Tarkastus eteni rasti ruutuun -systeemillä ja alasvetovalikoita hyödyntämällä. Nyt kun Kotopro on otettu hyvin vastaan koko työyhteisössämme ja haluamme pohjasta monipuolisemman, Kotopron asiantuntijat muokkaavat dokumentointipohjaa toiveidemme pohjalta. Heillä on aidosti halu kehittää ratkaisua asiakkaan toiveiden mukaan” kiittelee Salmela. 

Raportointiaika puolittui käytön myötä

Kun Kotopron järjestelmää oli käytetty noin puoli vuotta, ja järjestelmä oli tuttu, näkyi tehokkaamman järjestelmän edut. Nyt jo valvontakäynnin aikana on mahdollista saada aikaan valmis raportti. 

”Meidän alallamme voisi sanoa, että jos palautetta ei tule, toimii asiat juuri niin kuin toivotaan, ja me olemme siinä tilanteessa nyt. Voin tyytyväisenä todeta, että raportointiin käyttämämme aika on puolittunut. Parhaillaan saamme raportit valmiiksi valvontakäynnin aikana – rasti ruutuun ja eteenpäin. Toimitamme raportit aina sovitusti ja ajallaan, ja se on todella tärkeää asiakkaillemme” Salmela summaa. 

Siirry tutkimaan ja kokeilemaan Kotopron dokumentointiominaisuuksia tästä

Kuinka tuotat kuvallisen raportin Kotoprolla

Tutustu Entavisioniin täällä

Jaa tämä artikkeli

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

Samankaltaisia uutisia

Uutiset

Tehot irti dokumentoinnilla

Kotopro tunnetaan modernina dokumentointityökaluna, jonka ansiosta merkittävät tiedot ovat aina kaikkien osapuolien saatavilla. Me Kotoprolla emme kuitenkaan pelkästään myy työkalua, vaan autamme asiakkaitamme oivaltamaan, mikä on dokumentoinnin vaikutus laajemminkin eri osapuolten toimintaan ja työn lopputulokseen. Haluamme, että asiakkaamme saavat aidosti kaikki hyödyt irti järjestelmästä, minkä seurauksesta vaikutukset näkyvät koko työyhteisössä ja lopulta myös rakennusalalla kohonneena laatuna ja tuottavuutena.

Lue lisää »

Lataa esimerkkiraportti

Get the coolest tips and tricks today

This ebook will change everything you ever thought about relationships and attachment. Find the secret to connecting better and faster

Lataa opas napista

Täytä yhteystietosi ladataksesi esimerkkiraportin.
    Kotopro käyttää rekisteritietoja markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Lisätietoja rekisteristä ja tietojen käytöstä saat tietosuojaselosteestamme: tietosuojaseloste
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.